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電子帳簿保存BOX ご利用ガイド

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「電子帳簿保存BOX」は、令和41月より電子帳簿保存法の改正が施行されたことに伴い、お客様が電子データで取得または発行した「請求書」「領収書」「見積書」「契約書」等を電子帳簿保存法の要件に沿ってクラウドに保存できるサービスです。

 

 

※ご利用にあたり、ご注意ください。※

 

●保存できるデータ容量は1ユーザー様につき2GBまでです。

 

●「電子帳簿保存BOX」に保存した「電子取引データ」を削除しても、空き容量が増えることはありません。

「電子取引データ」の保存に関しては、「削除した事実を記録すること」「税務署職員の求めに応じて速やかに提示できること」の要件があり、削除した電子取引データであっても検索・ダウンロードができるように、引き続き容量を使用するためです。

保存する電子取引データは、お間違えのないようご注意ください。

 

◆「電子取引データ」を削除した場合の動作について

「電子帳簿保存BOX」にてアップロードしていたファイルを削除すると、元々該当のファイルがアップロードされていた書類区分の中に、削除したファイルが表示されなくなります。

ただし、削除したファイルを検索対象に含めて検索した場合、該当のファイルも検索対象になります。

検索にヒットしたファイルは、削除したものであってもダウンロードが可能となります。

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<操作手順>

 

※ご覧になりたい手順番号をクリックすると、対象ページにジャンプできます。

 

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Ⅰ.「電子帳簿保存BOX」を起動し、会社登録をします

 

 

1.デスクトップに作成された「電子帳簿保存BOXスタートアプリ」のアイコンをダブルクリックし起動します。

 

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2.ログイン画面が表示されますので、安心データバンクのログイン時に使用している「シリアルNo」と「パスワード」を入力し、[ログイン]をクリックします。

 

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3.会社名を全角40文字以内で入力し、[OK]をクリックします。

 

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Ⅱ.保存場所を作成します

 

電子データごとに保存場所を分けるために、保存先となる「書類区分」を作成します。

※書類区分が1つも作成されていない場合は、電子データを「電子帳簿保存BOX」に保存できません。

 

 

1.下のメッセージが表示される場合は[OK]をクリックします。

 

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 ※上記メッセージは初めて「電子帳簿保存BOX」を起動した時にのみ表示されます。

「電子帳簿保存BOX」を2回目以降ご利用いただく際に「書類区分」の作成が必要となった場合、メイン画面の image014.jpg マーク→「書類区分」より追加することができます。

 

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2.保存する書類区分の名称を入力し、画面右の[+]をクリックします。

※書類区分は「請求書」「領収書」「見積書」「納品書」のように帳票別に作成されることをお勧めします。

 

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3.必要な書類区分の作成が完了したら画面左上の image019.jpg をクリックします。

 

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4.メイン画面が開きます。

 

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Ⅲ.電子データを保存します

 

【スキャナ保存制度の対応について】

電子帳簿保存BOXでは、2022年7月3日よりスキャナ保存制度に対応しました。

それより前に保存された書類は、スキャナ保存制度の対象の書類にはなりませんのでご注意ください。

スキャナ保存制度の場合、2か月と7日以内の入力であれば要件を満たすものとして取り扱われますので、その期間内の書類については一旦削除して再度スキャンしていただく方法もございます。

それより前であれば、紙のまま保存してください。

 

 

電子帳簿保存BOXに電子データを保存する方法は2通りあります。

 

A:紙の書類をスキャナーから直接取り込む方法

B:パソコン内の電子データを取り込む方法

 

 

 

A:紙の書類をスキャナーから直接取り込む方法

 

次のスキャナーを利用する場合は、スキャナーから直接電子帳簿保存BOXにスキャンデータを転送することができます。(パソコン内にはスキャンデータが残りません。)
※なお、スマートフォン、タブレットPCからは、この操作は実行できません。

 

【対応スキャナー】
・富士通 fiスキャナー
利用可能なブラウザは、Google Chromeです。

 

・富士通 ScanSnap
利用可能なブラウザは、MicrosoftEdge、 Firefox、 Google Chromeです。

 

※上記の対応スキャナー以外を利用する場合は、スキャンしたデータをパソコンに保存し、「B:パソコン内の電子データを取り込む方法」で取り込んでください。

 

 

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1.スキャナーのセットアップを行います。

※この操作を行うのは初回のみです。2回目以降の取り込みで、既にスキャナーのセットアップが済んでいる場合は、手順2.に進んでください。

 

 

(ア)メイン画面の image023.jpg マーク→「スキャナー」をクリックします。

 

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(イ)富士通 ScanSnapを使用する場合は「ScanSnap」を、富士通 fiスキャナーを使用する場合は「fiシリーズスキャナー」を選択し、[スキャナーのセットアップ画面へ]をクリックします。

 

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(ウ)次に表示される画面の手順に従って、スキャンデータ送信アプリのインストールを行います。

 

【ScanSnapの場合の画面】

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【fiシリーズスキャナーの場合の画面】

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2.スキャナーの電源を入れ、電子帳簿保存BOXに取り込みたい書類をスキャナーにセットします。

 

 

3.メイン画面で保存する電子データの保存先となる書類区分(請求書)を選択し、画面左上の[新しく書類を取り込む]内の[スキャンを開始する]ボタン( image028.jpg )をクリックします。

 

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4.書類のスキャンを開始し、PDFファイルとして画像がアップロードされます。

ScanSnap」をご利用の場合は、右上の[再表示]ボタン( image032.jpg )をクリックすると、スキャンしたデータが表示されます。

fiシリーズスキャナー」をご利用の場合は自動で表示されます。

 

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※スキャンデータは直接電子帳簿保存BOXにアップロードされるため、パソコン内に残りません。

 

※[再表示]ボタン( image032.jpg )は、「スキャナー」画面で「ScanSnap」を選択されていて、スキャンしたデータが存在する場合のみ表示されます。

 

※「ScanSnap」をご利用の場合でも、スキャンした後で別の画面に移動し、もう一度この画面を開いた場合には、[再表示]ボタン( image032.jpg )をクリックしなくても最新のスキャンデータが表示されます。

 

 

5.この後の操作は、「B:パソコン内の電子データを取り込む方法」と同じです。

B:パソコン内の電子データを取り込む方法」の手順5.に進んでください。

 

 

 

B:パソコン内の電子データを取り込む方法

 

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1.保存する電子データの保存先となる書類区分(請求書)を選択します。

 

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2.画面左上の[新しく書類を取り込む]内の[フォルダーから添付する]ボタン( image036.jpg )をクリックします。

 

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3.電子データが保存されている場所を開き、アップロードしたい電子データを選択後、画面下の[開く]をクリックします。

 

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※複数の電子データをまとめてアップロードする場合は、キーボードの[ctrl]キーを押しながらアップロードしたいファイルをクリックして選択します。

 

 

※「電子帳簿保存BOX」にアップロードできるファイルの保存形式は[JPEG]と[PDF]のみです。

それ以外の保存形式のデータをアップロードしようとすると、下のメッセージが表示されます。

[OK]をクリックし、アップロードする[JPEG][PDF]ファイルを選択しなおしてください。

 

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4.手順3で選択したデータが画面左に表示されていることを確認します。

 

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5.取り込んだ電子データに「取引等の年月日」「取引金額」「取引先」を設定します。

対象となる電子データをダブルクリックすると、画面右に対象となる「電子データ」が表示され、画面左に「登録情報」画面が表示されます。

 

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6.対象となる電子データを見ながら、「登録情報」画面に「書類の大きさ」「受領、発行の別」「取引年月日」「取引先」「取引金額」「書類の別」を設定します。

 

ここで設定した情報をもとに電子データの検索が行えます。

※「電子帳簿保存BOX」に保存された電子データの検索方法については、「Ⅵ.保存した電子帳票を検索する方法」をご参照ください。

 

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<登録情報画面の説明>

 

書類の大きさ

自動で設定されますが、JPEGファイルの場合は手入力が必要です。

※スキャナ保存制度に対応する場合に必須入力項目です。ただし、書類の横にメジャー等を置いて合わせて撮影するなどして、書類の大きさがわかる画像を作成した場合には、入力を省くことができます。

 

 

受領、発行の別

取引先などから受け取った電子データであれば「受領」、自社で作成し、取引先などへ発行した電子データであれば「発行」を選択できます。

※「受領、発行の別」で電子データの検索ができますが、「未設定」でも登録できます。

 

 

取引年月日

本日の日付が表示されておりますので、直接入力またはカレンダーより取引年月日の設定ができます。

 

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取引先

リストから電子データに該当する取引先を選択します。

 

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※該当する取引先がない場合は、[+]より全角40文字以内で取引先名を追加することができます。

 

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取引金額

電子データの取引金額を入力します。

 

 

メモ

電子データのメモを全角50文字まで設定できます。

 

 

取引案件番号

電子データに関連する、帳簿の取引案件番号、伝票番号、工事番号等を入力できます。

 

 

書類の別

対象の電子データが、電子取引データ保存制度に対応した書類であれば「電帳法準拠(電子取引)」を、スキャナ保存制度に対応した書類であれば「電帳法準拠(スキャナ保存)」を選択します。

 

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※選択した書類の別によって、サムネイル画像に表示される丸印の色が異なります。

電帳法準拠(電子取引)・・・・・緑の丸印( image049.jpg )が表示されます

電帳法準拠(スキャナ保存)・・・・・オレンジの丸印( image050.jpg )が表示されます

その他の書類・・・・・黄色の丸印( image051.jpg )が表示されます

 

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※電子取引データについては、「取引年月日」「取引先」「取引金額」の設定は「必須」です。

「電帳法準拠(電子取引)」または「電帳法準拠(スキャナ保存)」を選択し、上記のいずれかが設定されていない状態で[OK]や[前へ][次へ]をクリックするとメッセージが表示されます。

 

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上のメッセージが表示される場合は、電子データの「取引年月日」「取引先」「取引金額」を設定してから、画面右下の[OK]をクリックし内容を登録してください。

 

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7.この時点ではまだクラウドに電子データはアップロードされていません。

[内容を保存]ボタン( image055.jpg )をクリックし、電子データをクラウドへ保存してください。

 

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[未保存有]となっている場合は、電子データが「電子帳簿保存BOX」に保存されていない電子データがあることを意味します。必ず[内容を保存]ボタンをクリックし、[未保存有]の表示がないことを確認してください。

 

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8.クラウドへの保存が完了すると「保存日時ごと」に「フォルダー」が作成され、その中に電子データが保存されます。

 

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既にある「フォルダー」に電子データを追加したい場合は追加対象となるフォルダーをクリック(図:ア)し、[スキャンを開始する](image059.jpg)または[フォルダーから添付する](image036.jpg)(図:イ)より追加できます。

 

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※なお、1つのフォルダー内に保存されている電子データの数が多くなるほどアップロードに時間を要します。

 

 

 

 

Ⅳ.電子データを削除する方法

 

クラウドに保存した電子データを削除する方法は2通りあります。

 

A:特定の電子データを削除する場合

B:フォルダーごと削除する場合

 

※電子帳簿保存法では、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム」の要件を満たしている必要があります。

そのため、削除した電子データはフォルダーから削除されますが、削除されたデータとして記録に残ります。

 

 

A:特定の電子データを削除する場合

 

削除したい電子データを1つずつ削除することができます。

 

1.削除したい電子データをダブルクリックします。

 

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2.下にある[削除]ボタンをクリックします。

 

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3.削除者を全角30文字以内、削除理由を全角40文字以内で入力し、[削除]ボタンをクリックします。

 

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※まだクラウドにアップロードしていない未保存の電子データだった場合は、「削除者」「削除理由」の入力画面ではなく以下のメッセージが表示されます。

 

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[はい]ボタンをクリックすると、電子データは完全に削除され、削除されたデータとしても情報は残りません。

 

 

 

B:フォルダーごと削除する場合

 

削除したいフォルダー内に保存されている全ての電子データを一括で削除することができます。

 

1.削除したいフォルダーの右にある[ゴミ箱]ボタン( image069.jpg )をクリックします。

 

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2.削除者を全角30文字以内、削除理由を全角40文字以内で入力し、[削除]ボタンをクリックします。

 

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3.フォルダー内のすべての電子データが、まだクラウドにアップロードしていない未保存のデータだった場合は、「削除者」「削除理由」の入力画面ではなく以下のメッセージが表示されます。

 

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[はい]ボタンをクリックすると、フォルダー内の電子データは完全に削除され、削除されたデータとしても情報は残りません。

 

 

 

 

Ⅴ.保存した電子データをダウンロードする方法

 

「電子帳簿保存BOX」に保存した特定の電子データを選択し、ダウンロードすることができます。

※ダウンロードする電子データを検索してからダウンロードする場合は「Ⅵ.保存した電子データを検索する方法」をご参照ください。

 

 

1.ダウンロードしたい電子データをクリックし、画面に表示させます。

 

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2.画面右より[ダウンロード]ボタン( image075.jpg )をクリックします。

 

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3.画面右上または左下にダウンロードされた電子データのファイルが表示されます。

 

Microsoft Edgeの場合>

画面右上にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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Google Chromeの場合>

画面左下にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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4.「ダウンロードフォルダーを開く( image079.jpg )」またはダウンロードファイル右にある「 image080.jpg 」をクリックすると、ダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

Microsoft Edgeの場合>

 

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Google Chromeの場合>

 

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Ⅵ.保存した電子データを検索する方法

 

「電子帳簿保存BOX」に保存した電子データは、電子帳簿保存の要件となる「取引年月日」「取引先」「取引金額」などで検索し、ダウンロードすることができます。

また、フォルダーから削除した電子データについても電子帳簿保存の要件で「検索」や「ダウンロード」の対象に含めることができるようになっています。

 

 

1.メイン画面の image083.jpg マーク→「検索」をクリックします。

 

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2.検索、ダウンロードしたい条件を指定し、画面下の[実行]をクリックします。

 

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対象書類

「書類区分設定」で設定されている書類区分を検索条件として指定することができます。

[すべて]を選択した場合は、「電子帳簿保存BOX」に登録されているすべての書類データを対象に検索、ダウンロードできます。

 

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書類番号

電子データの取込時に自動で設定された「書類番号」を、「直接入力」で検索条件として指定できます。

 

 

保存日

「カレンダー」または「直接入力」で電子データの「保存日」を検索条件として指定できます。

 

 

受領、発行の別

「受領した書類データのみ」「発行した書類データのみ」「未設定の書類データのみ」を検索することができます。

 

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取引年月日

「カレンダー」または「直接入力」で電子データの「取引年月日」を検索条件として指定できます。

 

 

取引先

「取引先設定」に登録されている「取引先」を検索条件として指定できます。

[すべて]を選択した場合は、「電子帳簿保存BOX」に登録されている全取引先の電子データを対象に検索、ダウンロードできます。

 

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取引金額

09,999,999,999円の範囲で書類データの取引金額を検索条件として指定できます。

 

 

メモ

こちらに検索条件として指定した文字列が完全一致で含まれている電子データを検索することができます。

 

(例)下記のようなメモが登録されている電子データを「メモ」の文字列を検索条件として検索する場合

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検索条件

(△は全角スペース、▲は半角スペース)

検索結果

検索される

検索されない

みかん△

 

かん△りん

 

りんご△ぶどう

 

みかんりんご

 

△みかん

 

みかん▲りんご

 

ミカン△リンゴ

 

みかん△ぶどう

 

 

 

取引案件番号

「直接入力」で登録情報に入力した「取引案件番号」を検索条件として指定できます。

 

 

電帳法準拠(電子取引)の書類

書類の別「電帳法準拠(電子取引)」を選択した書類データを検索に含めることができます。

 

 

電帳法準拠(スキャナ保存)の書類

書類の別「電帳法準拠(スキャナ保存)」を選択した書類データを検索に含めることができます。。

 

 

書類の別未設定

書類の別が「未設定」の書類データを検索に含めることができます。。

 

 

その他の書類

書類の別「その他の書類」を選択した書類データを検索に含めることができます。。

 

 

削除データ

「電子データ取引」の要件で「削除を行った事実及び内容を確認できる」よう、書類データの検索条件にフォルダーから削除した書類データを「含める」「含めない」「削除書類のみ(検索)」を選択できます。

 

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3.指定した条件に該当する書類データが絞り込まれます。

 

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4.画面左のリストより閲覧したい書類をクリックすると右側に対象となる書類データが表示されます。

 

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5.検索条件により絞り込まれた書類データについては必要に応じてダウンロードができます。

画面右上の image093.jpg マーク→「ダウンロード」をクリックします。

 

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6.検索条件により絞り込まれた書類データを1つの圧縮ファイルにまとめて保存します。

 

Microsoft Edgeの場合>

画面右上にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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Google Chromeの場合>

画面左下にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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4.「ダウンロードフォルダーを開く( image097.jpg )」またはダウンロードファイル右にある「 image080.jpg 」をクリックすると、ダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

Microsoft Edgeの場合>

 

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Google Chromeの場合>

 

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