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電子帳簿保存BOX ご利用ガイド

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「電子帳簿保存BOX」は、令和41月より電子帳簿保存法の改正が施行されたことに伴い、お客様が電子データで取得または発行した「請求書」「領収書」「見積書」「契約書」等を電子帳簿保存法の要件に沿ってクラウドに保存できるサービスです。

 

 

<操作手順>

 

※ご覧になりたい手順番号をクリックすると、対象ページにジャンプできます。

 

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Ⅰ.「電子帳簿保存BOX」を起動し、会社登録をします

 

 

1.デスクトップに作成された「電子帳簿保存BOXスタートアプリ」のアイコンをダブルクリックし起動します。

 

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2.ログイン画面が表示されますので、安心データバンクのログイン時に使用している「シリアルNo」と「パスワード」を入力し、[ログイン]をクリックします。

 

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3.会社名を全角40文字以内で入力し、[OK]をクリックします。

 

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Ⅱ.保存場所を作成します

 

 

電子データごとに保存場所を分けるために、保存先となる「書類区分」を作成します。

※書類区分が1つも作成されていない場合は、電子データを「電子帳簿保存BOX」に保存できません。

 

1.下のメッセージが表示される場合は[OK]をクリックします。

 

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※上記メッセージは初めて「電子帳簿保存BOX」を起動した時にのみ表示されます。

「電子帳簿保存BOX」を2回目以降ご利用いただく際に「書類区分」の作成が必要となった場合、メイン画面の「書類区分」より追加することができます。

 

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2.保存する書類区分の名称を入力し、画面右の[+]をクリックします。

※書類区分は「請求書」「領収書」「見積書」「納品書」のように帳票別に作成されることをお勧めします。

 

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3.必要な書類区分の作成が完了したら画面左上の image015.jpg をクリックします。

 

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4.メイン画面が開きます。

 

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Ⅲ.電子データを保存します

 

 

電子データを該当する保存先に保存します。

 

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1.保存する電子データの保存先となる書類区分(請求書)を選択します。

 

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2.画面左上の[新しく証憑を取り込む]内のフォルダーのアイコン image020.jpg をクリックします。

 

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3.電子データが保存されている場所を開き、アップロードしたい電子データを選択後、画面下の[開く]をクリックします。

 

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※複数の電子データをまとめてアップロードする場合は、キーボードの[ctrl]キーを押しながらアップロードしたいファイルをクリックして選択します。

 

 

※「電子帳簿保存BOX」にアップロードできるファイルの保存形式は[JPEG]と[PDF]のみです。

それ以外の保存形式のデータをアップロードしようとすると、下のメッセージが表示されます。

[OK]をクリックし、アップロードする[JPEG][PDF]ファイルを選択しなおしてください。

 

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4.手順3で選択したデータが画面左に表示されていることを確認します。

 

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5.手順3で選択した電子データに「取引等の年月日」「取引金額」「取引先」を設定します。

対象となる電子データをダブルクリックすると、画面右に対象となる「電子データ」が表示され、その画像の上に「登録情報」画面が表示されます。

 

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6.対象となる電子データを見ながら、「登録情報」画面に「受領、発行の別」「取引年月日」「取引先」「取引金額」を設定します。

 

ここで設定した情報をもとに電子データの検索が行えます。

※「電子帳簿保存BOX」に保存された電子データの検索方法については、「Ⅵ.保存した電子帳票を検索する方法」をご参照ください。

 

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<登録情報画面の説明>

 

受領、発行の別

取引先などから受け取った電子データであれば「受領」、自社で作成し、取引先などへ発行した電子データであれば「発行」を選択できます。

※「受領、発行の別」で電子データの検索ができますが、「未設定」でも登録できます。

 

 

取引年月日

本日の日付が表示されておりますので、直接入力またはカレンダーより取引年月日の設定ができます。

 

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取引先

リストから電子データに該当する取引先を選択します。

 

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※該当する取引先がない場合は、[+]より全角40文字以内で取引先名を追加することができます。

 

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取引金額

電子データの取引金額を入力します。

 

 

メモ

電子データのメモを全角50文字まで設定できます。

 

 

電子取引データである

対象の電子データが「電子取引データ」の場合にチェックを付けます。

 

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※電子取引データについては、「取引年月日」「取引先」「取引金額」の設定は「必須」です。

「電子取引データである」にチェックを付け「取引先」が設定されていない登録情報については、[OK]をクリックし内容の保存時に下のメッセージが表示されます。

 

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上のメッセージが表示される場合は、電子データの「取引年月日」「取引先」「取引金額」を設定してから、画面右下の[OK]をクリックし内容を登録してください。

 

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7.この時点ではまだクラウドに電子データはアップロードされていません。

 

[内容を保存]ボタン( image035.jpg )をクリックし、電子データをクラウドへ保存してください。

 

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[未保存有]となっている場合は、電子データが「電子帳簿保存BOX」に保存されていない電子データがあることを意味します。必ず[内容を保存]ボタンをクリックし、[未保存有]の表示がないことを確認してください。

 

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8.クラウドへの保存が完了すると「保存日時ごと」に「フォルダー」が作成され、その中に電子データが保存されます。

 

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既にある「フォルダー」に電子データを追加したい場合は追加対象となるフォルダーをクリック(図:ア)し、[フォルダーから添付する(図:イ)]より追加できます。

 

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※なお、1つのフォルダー内に保存されている電子データの数が多くなるほどアップロードに時間を要します。

 

 

 

 

 

Ⅳ.電子データを削除する方法

 

 

クラウドに保存した電子データを削除する方法は2通りあります。

 

A:特定の電子データを削除する場合

 

B:フォルダーごと削除する場合

 

 

※電子帳簿保存法では、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム」の要件を満たしている必要があります。

そのため、削除した電子データはフォルダーから削除されますが、削除されたデータとして記録に残ります。

 

 

 

A:特定の電子データを削除する場合

 

 

削除したい電子データを1つずつ削除することができます。

 

 

1.削除したい電子データをダブルクリックします。

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2.後々、削除した理由がわかるように、削除理由を「メモ」欄へ全角50文字以内で入力し、画面右下の[OK]をクリックします。

 

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3.[内容を保存]ボタン( image040.jpg )をクリックし、削除理由が追加された電子データをクラウドへ保存してください。

保存する前に削除をしてしまうと入力した理由が消えてしまいます。

 

 

4.削除する電子データが保存されているフォルダーに[未保存有]の表示がないことを確認します。

 

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5.削除する電子データの[ゴミ箱]ボタン( image041.jpg )をクリックします。

 

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6.下のメッセージが表示されますので[はい]をクリックします。

 

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B:フォルダーごと削除する場合

 

 

削除したいフォルダー内に保存されている全ての電子データを一括で削除することができます。

 

 

1.後々、削除した理由がわかるように、削除したいフォルダー内に保存された電子データすべてに削除理由を追加します。

削除したいフォルダー内に保存された電子データを1つダブルクリックします。

 

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2.削除理由を「メモ」欄へ全角50文字以内で入力し、画面右下の[OK]をクリックします。

 

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3.削除したいフォルダー内に保存されている電子データすべてについて、1~2を参考に削除理由を追加してください。 

 

 

4.[内容を保存]ボタン( image040.jpg )をクリックし、削除理由が追加された電子データをクラウドへ保存してください。

 

 

5.削除する電子データが保存されているフォルダーに[未保存有]の表示がないことを確認します。

 

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6.削除したいフォルダーの右にある[ゴミ箱]ボタン( image047.jpg )をクリックします。

 

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7.下のメッセージが表示されますので[はい]をクリックします。

 

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Ⅴ.保存した電子データをダウンロードする方法

 

 

「電子帳簿保存BOX」に保存した特定の電子データを選択し、ダウンロードすることができます。

※ダウンロードする電子データを検索してからダウンロードする場合は「Ⅵ.保存した電子データを検索する方法」をご参照ください。

 

 

1.ダウンロードしたい電子データをクリックし、画面に表示させます。

 

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2.画面右より[ダウンロード]ボタン( image051.jpg )をクリックします。

 

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3.画面右上または左下にダウンロードされた電子データのファイルが表示されます。

 

Microsoft Edgeの場合>

画面右上にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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Google Chromeの場合>

画面左下にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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4.「ダウンロードフォルダーを開く( image055.jpg )」またはダウンロードファイル右にある「 image056.jpg 」をクリックすると、ダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

Microsoft Edgeの場合>

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Google Chromeの場合>

 

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Ⅵ.保存した電子データを検索する方法

 

 

「電子帳簿保存BOX」に保存した電子データは、電子帳簿保存の要件となる「取引年月日」「取引先」「取引金額」で検索し、ダウンロードすることができます。

また、フォルダーから削除した電子データについても電子帳簿保存の要件で「検索」や「ダウンロード」の対象に含めることができるようになっています。

 

 

1.メイン画面右上にある[検索]をクリックします。

 

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2.検索、ダウンロードしたい条件を指定し、画面下の[実行]をクリックします。

 

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対象書類

「書類区分設定」で設定されている書類区分を検索条件として指定することができます。

[すべて]を選択した場合は、「電子帳簿保存BOX」に登録されているすべての書類データを対象に検索、ダウンロードできます。

 

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登録日

「カレンダー」または「直接入力」で電子データの「登録日」を検索条件として指定できます。

 

 

取引年月日

「カレンダー」または「直接入力」で電子データの「取引年月日」を検索条件として指定できます。

 

 

取引先

「取引先設定」に登録されている「取引先」を検索条件として指定できます。

[すべて]を選択した場合は、「電子帳簿保存BOX」に登録されている全取引先の電子データを対象に検索、ダウンロードできます。

 

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取引金額

09,999,999,999円の範囲で書類データの取引金額を検索条件として指定できます。

 

 

メモ

こちらに検索条件として指定した文字列が完全一致で含まれている電子データを検索することができます。

 

(例)下記のようなメモが登録されている電子データを「メモ」の文字列を検索条件として検索する場合

 

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検索条件

(△は全角スペース、▲は半角スペース)

検索結果

検索される

検索されない

みかん△

 

かん△りん

 

りんご△ぶどう

 

みかんりんご

 

△みかん

 

みかん▲りんご

 

ミカン△リンゴ

 

みかん△ぶどう

 

 

 

電子取引データ

「電子取引データ」にチェックを付けた書類データのみを検索することができます。

 

 

電子取引データ以外のデータ

「電子取引データ」にチェックが付いていない書類データのみを検索することができます。

 

 

削除データ

「電子データ取引」の要件で「削除を行った事実及び内容を確認できる」よう、書類データの検索条件にフォルダーから削除した書類データを「含める」「含めない」「削除データのみ(検索)」を選択できます。

 

 

受領、発行の別

「受領した書類データのみ」「発行した書類データのみ」を検索することができます。

※書類データに情報を登録する際に「受領、発行の別」が登録されていることが条件となります。

 

 

3.指定した条件に該当する書類データが絞り込まれます。

 

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4.画面左のリストより閲覧したい書類をクリックすると右側に対象となる書類データが表示されます。

 

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5.検索条件により絞り込まれた書類データについては必要に応じてダウンロードができます。

画面右上の[ダウンロード]をクリックします。

 

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6.検索条件により絞り込まれた書類データを1つの圧縮ファイルにまとめて保存します。

 

Microsoft Edgeの場合>

画面右上にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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Google Chromeの場合>

画面左下にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

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7.「ダウンロードフォルダーを開く( image069.jpg )」またはダウンロードファイル右にある「 image056.jpg 」をクリックすると、ダウンロードした電子データファイルが表示されます。

 

Microsoft Edgeの場合>

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Google Chromeの場合>

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