電子帳簿保存BOX　ご利用ガイド – ソリマチ株式会社

対象製品

会計王

みんなの青色申告

会計王PRO（ライセンス・LANパックを含む）

会計王NPO法人スタイル

給料王

販売王

販売王　販売・仕入・在庫（ライセンス・LANパックを含む）

農業簿記12 以降

「電子帳簿保存BOX」は、令和4年1月より電子帳簿保存法の改正が施行されたことに伴い、お客様が電子データで取得または発行した「請求書」「領収書」「納品書」「見積書」等を電子帳簿保存法の要件に沿ってクラウドに保存できるサービスです。

※ご利用にあたり、ご注意ください。※

●保存できるデータ容量は1ユーザー様につき10GBまでです。

●「電子帳簿保存BOX」に保存した「電子取引データ」を削除しても、空き容量が増えることはありません。

「電子取引データ」の保存に関しては、「削除した事実を記録すること」「税務署職員の求めに応じて速やかに提示できること」の要件があり、削除した電子取引データであっても検索・ダウンロードができるように、引き続き容量を使用するためです。

保存する電子取引データは、お間違えのないようご注意ください。

◆「電子取引データ」を削除した場合の動作について

「電子帳簿保存BOX」にてアップロードしていたファイルを削除すると、フォルダーの中に削除したファイルが表示されなくなります。

ただし、削除したファイルを検索対象に含めて検索した場合、該当のファイルも検索対象になります。

検索にヒットしたファイルは、削除したものであってもダウンロードが可能となります。

＜操作手順＞

※ご覧になりたい手順番号をクリックすると、対象ページにジャンプできます。

Ⅰ．「電子帳簿保存BOX」を起動し、事業所登録をします

１．会計王、みんなの青色申告、会計王PRO、会計王NPO法人スタイル、販売王（22シリーズ以降）をご利用の場合は、ソフトのダイレクトメニュー上部にある［電子帳簿保存BOX］ボタンから起動します。

※農業簿記（12以降）をご利用の場合は、ソフト上の「日常」→「ツール」→「電子帳簿保存ＢＯＸ」、またはダイレクトメニュー上部にある［電子帳簿保存ＢＯＸ］ボタンから起動します。

※上記以外の場合は、こちらの操作方法により、弊社ホームページより電子帳簿保存BOXをダウンロードしてインストールし、デスクトップに作成された「電子帳簿保存BOXスタートアプリ」のアイコンをダブルクリックします。

２．ログイン画面が表示されますので、安心データバンクのログイン時に使用している「シリアルNo」と「パスワード」を入力し、［ログイン］をクリックします。

３．利用規約や個人情報保護基本方針をお読みいただき、よろしければ「利用規約に同意する」、「個人情報保護基本方針に同意する」にチェックを入れて［次へ］をクリックします。

４．電子帳簿保存BOXの使い始めの操作方法を5ページにまとめたガイドが表示されます。よろしければ、［スタート］をクリックしてご覧ください。

※［閉じる］をクリックして閉じて、手順３へすすめることもできます。

５．以下のメッセージは［ＯＫ］をクリックします。

６．事業所名を全角40文字以内で入力し、右の［登録］をクリックします。

※事業所を2つ以上登録する場合は、同じように事業所名を入力して［登録］をクリックします。

複数の事業所を登録する方法について詳しくは、こちらをご参照ください。

７．事業所が登録できましたら画面左上の［一覧へ］をクリックします。

８．「事業所選択」が表示されますので、登録した事業所をクリックして選択します。

９．メイン画面が開きます。

Ⅱ．保存場所を作成します

電子データごとに保存場所を分けるために、あらかじめ、保存先となる「請求書」「領収書」「納品書」「見積書」「支払通知書」フォルダーが設定されています。新しいフォルダーを作成することもできます。

新しいフォルダーを作成する場合は、以下の操作を行います。

１．メイン画面左の［フォルダー管理］をクリックします。

２．新しいフォルダーの名称を入力し、画面右の［登録］をクリックします。

フォルダーの名称は全角40文字まで設定できます。

３．新しいフォルダーが追加されます。フォルダーに画像の文字を読み取るOCR機能を設定する場合は、OCRをオンにします。

４．OCR処理を行う様式を選択し、［ＯＫ］をクリックします。

５．新しいフォルダーの作成が完了したら画面左上の［一覧へ］をクリックします。

６．メイン画面に戻ります。新しいフォルダーが追加されたことを確認します。

※販売王と電子帳簿保存BOXを連携して電子データを自動保存する場合、任意に保存先フォルダーを指定することは出来かねます。

Ⅲ．電子データを保存します

【スキャナ保存制度の対応について】

電子帳簿保存BOXでは、2022年7月3日よりスキャナ保存制度に対応しました。

それより前に保存された書類は、スキャナ保存制度の対象の書類にはなりませんのでご注意ください。

スキャナ保存制度の場合、2か月と7日以内の入力であれば要件を満たすものとして取り扱われますので、その期間内の書類については一旦削除して再度スキャンしていただく方法もございます。

それより前であれば、紙のまま保存してください。

電子帳簿保存BOXに電子データを保存する方法は２通りあります。

Ａ：紙の書類をスキャナーから直接取り込む方法

Ｂ：パソコン内の電子データを取り込む方法

Ａ：紙の書類をスキャナーから直接取り込む方法

次のスキャナーを利用する場合は、スキャナーから直接電子帳簿保存BOXにスキャンデータを転送することができます。（パソコン内にはスキャンデータが残りません。）

※なお、スマートフォン、タブレットPCからは、この操作は実行できません。

【対応スキャナー】

・fiスキャナー
利用可能なブラウザは、Google Chromeです。

・ScanSnap（iX1600、iX1400、iX1300、iX100）

利用可能なブラウザは、MicrosoftEdge、 Firefox、 Google Chromeです。

※上記の対応スキャナー以外を利用する場合は、スキャンしたデータをパソコンに保存し、「Ｂ：パソコン内の電子データを取り込む方法」で取り込んでください。

１．スキャナーのセットアップを行います。

※この操作を行うのは初回のみです。2回目以降の取り込みで、既にスキャナーのセットアップが済んでいる場合は、手順２．に進んでください。

（ア）メイン画面の「スキャナー取込」をクリックします。

（イ）以下のメッセージが表示されますので、対応スキャナーと連携する場合は［はい］をクリックします。

※対応スキャナーと連携しない場合は［いいえ］をクリックし、スキャンしたデータをパソコンに保存した後、「Ｂ：パソコン内の電子データを取り込む方法」へすすんでください。

【ScanSnapと連携する場合】

ScanSnapを使用する場合は「ScanSnapと連携」をクリックし、画面を下へスクロールして、データ連携の手順に従って、ScanSnapHomeのインストールを行います。

【fiシリーズスキャナーの場合の画面】

fiスキャナーを使用する場合は「fiシリーズと連携」をクリックし、画面を下へスクロールして、データ連携の手順に従って、スキャナーやスキャンデータ送信アプリのインストールを行います。

ます。

２．スキャナーの電源を入れ、電子帳簿保存BOXに取り込みたい書類をスキャナーにセットします。

３．メイン画面にて、［スキャナー取込］ボタンをクリックします。

４．下の画面が開きますので、「証憑の種別」、「受領・発行の別」、「電子保存」、「スキャンした証憑をグループ化する」を設定し、［実行］ボタンをクリックします。

※スキャンデータは直接電子帳簿保存BOXにアップロードされるため、パソコン内に残りません。

証憑の種別：

証憑を保存する種別（フォルダー）を選択します。

受領・発行の別：

取引先などから受け取った電子データであれば「受領」、自社で作成し、取引先などへ発行した電子データであれば「発行」を選択できます。

電子保存：

スキャナ保存制度に対応した書類であれば「スキャナ保存」を選択します。

「電子取引」、「スキャナ保存」を選択して取り込みした場合、以後は電子保存を変更できませんのでご注意ください。

スキャンした証憑をグループ化する：

スキャンした証憑をグループ化する場合にオンにします。

５．この後の操作は、「Ｂ：パソコン内の電子データを取り込む方法」と同じです。

「Ｂ：パソコン内の電子データを取り込む方法」の手順５．に進んでください。

Ｂ：パソコン内の電子データを取り込む方法

１．メイン画面上の［アップロード］をクリックします。

２．「証憑のアップロード」画面が開きます。「証憑の種別」、「受領・発行の別」、「PDF分割」、「電子保存」を設定します。

＜証憑のアップロード画面の説明＞

証憑の種別：

証憑を保存する種別（フォルダー）を選択します。

受領・発行の別：

取引先などから受け取った電子データであれば「受領」、自社で作成し、取引先などへ発行した電子データであれば「発行」を選択できます。

PDF分割：

2ページ以上のPDFファイルをページごとに分割し、別々の証憑として保存したい場合にオンにします。

電子保存：

対象の電子データが、電子取引データ保存制度に対応した書類であれば「電子取引」を、スキャナ保存制度に対応した書類であれば「スキャナ保存」を選択します。

「電子取引」、「スキャナ保存」を選択して取り込みした場合、以後は電子保存を変更できませんのでご注意ください。

３．［ここにアップロードする画像ファイルをドラックアンドドロップ］内へ電子データを左クリックしたまま移動します。

または、［＋ファイルを選択］をクリックして、電子データが保存されている場所を開き、電子データを選択後、画面下の［開く］をクリックして、アップロードすることもできます。

※複数の電子データをまとめてアップロードする場合は、キーボードの［ctrl］キーを押しながらアップロードしたいファイルをクリックして選択します。

※「電子帳簿保存BOX」にアップロードできるファイルの保存形式は［PDF］、［JPEG］、［PNG］のみです。

それ以外の保存形式のデータをアップロードしようとすると、下のメッセージが表示されます。

［ＯＫ］をクリックし、アップロードする［PDF］、［JPEG］、［PNG］ファイルを選択しなおしてください。

４．手順２で選択した設定により電子データが取り込みされていることを確認します。

５．取り込んだ電子データに登録情報を設定します。

対象となる電子データをクリックすると、画面左に対象となる電子データの画像が表示され、画面右に「登録情報」画面が表示されます。

６．電子データの画像を見ながら、「登録情報」画面の各項目を設定します。OCR機能を利用している場合、自動で読み込まれている項目もありますので、内容を確認し誤りがある場合は修正を行ってください。

ここで設定した情報をもとに電子データの検索が行えます。

※「電子帳簿保存BOX」に保存された電子データの検索方法については、「Ⅵ．保存した電子帳票を検索する方法」をご参照ください。

＜登録情報画面の説明＞

証憑の種別：

証憑を保存する種別（フォルダー）を選択します。

受領・発行の別：

取引先などから受け取った電子データであれば「受領」、自社で作成し、取引先などへ発行した電子データであれば「発行」を選択できます。

※「受領・発行の別」で電子データの検索ができますが、「未設定」でも登録できます。

取引日：

直接入力またはカレンダーより取引日の設定ができます。OCR機能がオンの場合、証憑の日付が取り込みされます。

取引先：

［一覧］ボタンをクリックして取引先のリストから電子データに該当する取引先を選択します。

※取引先がリストにない場合は、「取引先」欄に全角40文字以内で取引先名を手入力してください。

手入力した取引先は登録され、次回からリストに表示されます。

取引先の名称は全角40文字まで設定できます。

登録番号：

取引先の適格請求書発行事業者登録番号を入力します。国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」と照合して取引先名が自動で表示されます。

取引金額：

電子データの取引金額を入力します。10％と8％が混在している場合は、それぞれ取引金額を入力します。OCR機能がオンの場合、証憑の取引金額が取り込みされます。

仕訳との連携：

会計製品との連携を行う際に、仕訳伝票とは紐づけない電子データであればオフにします。

オフにした場合は、会計製品の「証憑ビューワー」に表示されません。

会計製品との連携についてはこちらをご参照ください。

件名：

請求書等の件名を入力できます。販売王シリーズから取り込みした場合は変更できません。

取引番号：

電子データに関連する、帳簿の取引番号、伝票番号、工事番号等を入力できます。

メモ：

電子データのメモを全角100文字まで設定できます。

電帳法：

※「電子取引」または「スキャナ保存」を選択した場合、「取引日」「取引先」「取引金額」の設定は「必須」です。上記のいずれかが設定されていない状態で［保存］をクリックすると下のメッセージが表示されます。

［ＯＫ］をクリックしてメッセージを閉じて、「取引日」「取引先」「取引金額」を設定してから保存してください。

７．電子データのアップロード時に「PDF分割」をオンに設定した場合、電子データの中に複数ページにわたるPDFファイルは、電子帳簿保存BOXでは分割されて1ページずつのファイルとなります。

分割された1ページずつのファイルを1つのまとまりとしてグループ化して管理したい電子データについては、以下の操作を行ってください。

※電子データのアップロード時に「PDF分割」をオフに設定して取り込みした場合は、複数ページにわたるPDFファイルは分割されません。

※登録情報は電子データごとの設定となります。

（ア）メイン画面にて、画面右の［一括処理］ボタンをクリックします。

※グループ化する電子データを検索してからグループ化する場合は「Ⅶ．保存した電子データを検索する方法」をご参照ください。

（イ）グループ化する電子データにチェックを入れて、画面上の［グループ化］ボタンをクリックします。

※画面右上の［全選択］ボタンをクリックして電子データをまとめて選択することもできます。

（ウ）下のメッセージが表示されますので確認し、［実行］ボタンをクリックします。

（エ）下のメッセージが表示され、電子データがグループ化されましたので、［ＯＫ］ボタンをクリックして閉じます。

（オ）グループ化された電子データには、［グループ］の印が表示されます。

画面上の［閉じる］ボタンをクリックして、メイン画面に戻ります。

（カ）他にもグループ化したい電子データがある場合は、（ア）～（オ）の操作を繰り返します。

※電子データのグループ化を解除する場合は、メイン画面にて、グループの［解除］ボタンをクリックして解除します。

Ⅳ．電子データと会計製品を連携する場合

会計製品と連携させることで、電子帳簿保存BOXに保存した電子データと仕訳伝票を紐づけすることができます。

１．メイン画面左上の「システム（）」→「事業所設定」をクリックします。

２．「事業所設定」画面が開きます。

会計製品と連携する事業所名の右側［歯車マーク］をクリックします。

※【連携可能な会計製品】以外のシリアルナンバーで電子帳簿保存BOXにログインしている場合、［歯車マーク］は表示されません。

この場合は一度電子帳簿保存BOXを［ログアウト］して、【連携可能な会計製品】のシリアルナンバーでログインし直してください。

３．下記メッセージが表示されます。

記載されている事業所名に誤りがないことを確認し、［はい］をクリックします。

４．「事業所設定」画面に戻ります。

状況が「待機中」に変わったことを確認し、「連携ＩＤ」をメモに控えます。

５．電子帳簿保存BOXをログアウトし、ご利用の会計製品を開きます。

６．「ファイル」→「データ選択」にて、電子帳簿保存BOXと連携させる会計データへ切り替えます。

※農業簿記（12以降）をご利用の場合は、「データ管理」→「データ選択」→「データ選択」にて行います。

７．「導入」→「電子帳簿保存BOX連携設定」をクリックします。

※農業簿記（12以降）をご利用の場合は、「初期」→「基本」→「電子帳簿保存ＢＯＸ連携設定」をクリックします。

※「ソリマチ安心データバンク‐ログイン」画面が表示された場合は、シリアルナンバーとパスワードを入力し、［ログイン］をクリックします。

８．「電子帳簿保存BOX連携設定」画面が表示されます。

手順４でメモに控えた「連携ＩＤ」を入力し、［連携開始］をクリックします。

９．下記メッセージが表示されます。［ＯＫ］をクリックします。

１０．電子帳簿保存BOXを起動し、メイン画面左上の「システム（）」→「事業所設定」より、状況が「接続」に変わったことをご確認ください。

１１．会計データと連携した状態となったため、会計製品側で仕訳との紐づけの操作を行うことができます。

電子帳簿保存BOXに保存した電子データ（証憑）を会計製品に登録した仕訳に紐づける方法については、こちらをご確認ください。

※農業簿記（12以降）をご利用の場合は、こちらをご確認ください。

Ⅴ．電子データを削除する方法

保存した電子データを削除する方法は２通りあります。

Ａ：特定の電子データを削除する場合

Ｂ：複数の電子データを選択して削除する場合

※電子帳簿保存法では、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム」の要件を満たしている必要があります。

そのため、削除した電子データはフォルダーから削除されますが、削除されたデータとして記録に残ります。

※会計製品の仕訳と紐づけされている電子データは削除できません。

Ａ：特定の電子データを削除する場合

削除したい電子データを１つずつ削除することができます。

１．メイン画面で、削除したい電子データをクリックして開きます。

２．下にある［削除］ボタンをクリックします。

３．削除者を全角100文字以内、削除理由を全角100文字以内で入力し、［削除］ボタンをクリックします。

４．以下のメッセージが表示されます。［はい］ボタンをクリックすると、電子データが削除されます。

Ｂ：複数の電子データを選択して削除する場合

一括処理画面で、複数の電子データを選択して削除することができます。

１．メイン画面にて、画面右の［一括処理］ボタンをクリックします。

※削除する電子データを検索してから削除する場合は「Ⅶ．保存した電子データを検索する方法」をご参照ください。

２．削除したい電子データにチェックを入れて、画面上の［証憑削除］ボタンをクリックします。

※画面右上の［全選択］ボタンをクリックして電子データをまとめて選択することもできます。

３．削除者を全角100文字以内、削除理由を全角100文字以内で入力し、［実行］ボタンをクリックします。

４．以下のメッセージが表示され、選択した電子データは削除されました。［ＯＫ］ボタンをクリックして閉じます。

Ⅵ．保存した電子データをダウンロードする方法

「電子帳簿保存BOX」に保存した特定の電子データを選択し、ダウンロードすることができます。

※ダウンロードする電子データを検索してからダウンロードする場合は「Ⅶ．保存した電子データを検索する方法」をご参照ください。

１．メイン画面にて、ダウンロードしたい電子データをクリックしてひらき、画面左下の［ダウンロード］ボタン（）リックします。

３．画面右上または左下にダウンロードされた電子データのファイルが表示されます。

＜Microsoft Edgeの場合＞

画面右上にダウンロードした電子データファイルが表示されます。

＜Google Chromeの場合＞

画面右上にダウンロードした電子データファイル表示されます。

４．「ファイルを開く（）」をクリックすると、ダウンロードした電子データファイルが表示されます。

＜Microsoft Edgeの場合＞

＜Google Chromeの場合＞

Ⅶ．保存した電子データを検索する方法

「電子帳簿保存BOX」に保存した電子データは、電子帳簿保存の要件となる「取引日」「取引先」「取引金額」などで検索することができます。

また、削除した電子データについても電子帳簿保存の要件で「検索」や「ダウンロード」の対象に含めることができるようになっています。

１．メイン画面の右上にある「検索（）」をクリックします。

２．検索する条件を指定し、画面下の［検索］をクリックします。

検索対象：

証憑を保存する種別（フォルダー）を検索条件として指定することができます。

［すべての証憑］を選択した場合は、現在選択中の事業所に登録されているすべての書類データを対象に検索できます。

受領または発行の別：

「受領」「発行」「未設定」をクリックして検索条件に指定することができます。

※青色になっているものが検索対象です。

取引日：

「カレンダー（）」または「直接入力」で電子データの「取引日」を検索条件として指定できます。

※［未入力を探す］にチェックを入れると「取引日」が未入力となっている電子データを検索できます。

※［条件から外す］にチェックを入れると「取引日」を検索条件から外すことができます。

取引先：

「取引先」を検索条件として指定できます。

取引先名の一部を入力して電子データを検索できます。

取引金額：

0～9,999,999,999円の範囲で電子データの取引金額を検索条件として指定できます。

仕訳との連携：

会計製品との連携の状況を検索条件として指定できます。

証憑の確認状況：

電子データの確認状況を検索条件として指定できます。

また、［詳細検索］をクリックして、より詳細な検索条件を指定できます。

保存日（アップロード日）：

「カレンダー（）」または「直接入力」で電子データの「保存日」を検索条件として指定できます。

※［条件から外す］にチェックを入れると「保存日（アップロード日）」を検索条件から外すことができます。

作成元：

作成元の製品を検索条件に指定できます。

取引番号：

電子データの登録情報に入力した「取引番号」を検索条件として指定できます。

件名/メモ：

こちらに検索条件として指定した文字列が完全一致で含まれている電子データを検索することができます。

（例）下記のような「件名/メモ」が登録されている電子データを「件名/メモ」の文字列を検索条件として検索する場合

検索条件（△は全角スペース、▲は半角スペース）	検索結果
検索条件（△は全角スペース、▲は半角スペース）	検索される	検索されない
みかん△	〇
かん△りん	〇
りんご△ぶどう	〇
みかんりんご		〇
△みかん		〇
みかん▲りんご	〇
ミカン△リンゴ		〇
みかん△ぶどう		〇