2024年1月1日より、電子帳簿保存法の『電子取引データ保存』が義務化されます。
電子で届いた(または発行した)請求書類等は紙に印刷して保存することは認められません。
電子でやり取りした請求書類等は、電子帳簿保存法の要件に則って電子で保存する必要があります。
以下の内容についてご確認下さい。
【電子取引データ保存(電子帳簿保存法第7条)2024年1月1日より義務化】
一定の要件(※)を満たしたうえで、電子データで受け取った請求書・領収書などの証憑を、電子データのままで保管します。
(※)一定の要件とは、改ざん防止の為の事務処理規程の整備、日付、金額、取引先によるデータ検索ができる、等。電子帳簿保存法の詳細につきましては、国税庁のホームページをご参照ください。
【販売王で作成した納品書や請求書等で電子取引データに該当するものは?】
販売王で作成した納品書や請求書等の証憑をPDFファイルにてメール等で取引先へ送信している場合は、電子取引データに該当します。
電子取引データ保存「電子帳簿保存法第7条」に則って、電子データのまま証憑を保存する必要があります。
※証憑を紙で送付している場合は、電子取引データには該当しません。
【販売王で電子取引データ保存に対応するには?】
販売王で「電子取引データ保存」に対応するには、実際に電子取引データを保存・訂正・削除する際の社内でのルール「事務処理規程の作成」と、電子データの「保存先」を決定することで対応できます。
以下の手順で運用をお試しください。
<STEP1:事務処理規程を作成します>
事務処理規程の記載方法については以下の内容をご参照いただき作成してください。
なお、「事務処理規程」は申請書類ではないため、税務署や国税庁等に提出する必要はございません。
電子取引データ訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人用)の記載方法について
電子取引データ訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業者用)の記載方法について
「事務処理規程」が完成しましたら、そのルールに則って日常業務では<STEP2>、<STEP3>を行っていきましょう。
<STEP2:販売王で納品書や請求書のPDFファイル(電子データ)を取引先へ送信した場合>
送信した請求書等の「PDFファイル」が電子取引データ保存の義務対象になります。
<STEP3>で保存しましょう。
なお、紙で送付した場合は、<STEP3>で保存する必要はありません。
<STEP3:電子データを「電子帳簿保存BOX」へ保存します>
<STEP2>で発行された「PDFファイル」、および取引先から電子データで受け取った「請求書等」を以下の«おすすめ保存先!»に保存すれば「電子取引データ保存」の対応は完了です。
«おすすめの保存先!»
保存先にはソリマチの電子データ保存システムの「電子帳簿保存BOX」をおすすめいたします。
「電子帳簿保存BOX」のダウンロードにつきましてはこちらから行えます。
なお、「電子帳簿保存BOX」のご利用につきましては以下の操作方法をご参照ください。
※電子帳簿保存BOXはバリューサポートに加入されている方は無償でご利用いただけます。
上記方法で電子取引データ保存に対応可能です。
<こんなときは>
■販売王でファームバンキングデータ(銀行振込依頼書)を作成している場合
→「販売王 販売・仕入・在庫」をご利用の方で、仕入先に対しての支払時に「銀行振込依頼書」画面の「銀行FD」にてファームバンキングデータを利用して振込した場合は電子取引にあたります。
振込完了を確認できるデータを保存する必要がありますが、保存対象についての詳細は各金融機関または所轄の税務署、税理士へご確認ください。
※ファームバンキングデータ(銀行振込依頼書)は「販売王 販売・仕入・在庫」のみの機能です。
(00023006-044_03-6.pdf (nta.go.jp)) 国税庁電子帳簿保存法一問一答 問9に記載