今まで紙で請求書を発行していた場合、煩雑な作業がたくさんあり時間も要していました。
「請求書の電子送信」機能は、得意先登録に送信先のメールアドレスを設定しておくことで、
請求書発行時に請求書のPDFファイルを添付しメールで一括送信ができます。
操作もかんたん、時間も短縮できます。
［請求書を紙で発行］
［電子送信機能を使って請求書を一括送信］
得意先登録に送信先のメールアドレスを設定しておくことで、請求書発行時にメールに
請求書のPDFファイルを添付した状態のメール送信ができ、操作もかんたんです。
＜電子送信の流れ＞
［STEP１］ソリマチ安心データバンクの利用者登録を行います。
［STEP２］電子帳簿保存BOXへログインし事業所を登録します。
［STEP３］送信先メールアドレスを設定します。
※まだ販売王２５シリーズをインストールされていない場合は、ＣＤまたは以下よりダウンロードを行ってください。
ダウンロード時シリアルナンバーでのログインが必要です。
「販売王２５」はこちら
「販売王２５販売仕入在庫」はこちら
※LANパックをご利用の場合は、ダウンロードではなくＣＤよりインストールを行ってください。
＜電子送信を行うための事前準備＞
［STEP１］ソリマチ安心データバンクの利用者登録を行います。
「電子送信」は、インターネット上のサーバーを利用した請求書の一括送信サービスです。
「電子送信」をご利用になるには、「ソリマチ安心データバンク」の利用者登録が必要となります。
まだお済みではない方はこちらをご参照いただき、利用者登録を行ってください。
※既に安心データバンクをご利用の方は、登録は不要です。
※パスワードを忘れた方は安心データバンクのログイン画面下の「パスワードを忘れた方」より
パスワードの照会をしてください。
「電子送信」機能は、「ソリマチ安心データバンク」を利用しています。
「ソリマチ安心データバンク」を解約した場合は、「電子送信」機能は使用できなくなりますので、ご注意ください。
［STEP２］電子帳簿保存BOXへログインし事業所を登録します。
※既に電子帳簿保存BOXで事業所を登録済みの方は登録は不要です。
＜操作方法＞
１．販売王のダイレクトメニュー画面右上の「電子帳簿保存BOX」ボタンをクリックします。
２． ログイン画面が表示されますので、「STEP２」で登録したシリアルナンバーとパスワードを入力して
「ログイン」ボタンをクリックします。
３．「使いはじめガイド」画面が表示されます。
[スタート]をクリックすると、操作手順をご覧いただけます。
ガイドを見ない場合は[閉じる]をクリックします。
４．「使いはじめガイド」を閉じると、「「事業所設定」画面で、事業所毎の格納領域を作成します。」のメッセージが表示されますので［ＯＫ］をクリックします。
５．事業所名を全角40文字以内で入力し、右側の［登録］ボタンをクリックします。
６．事業所が登録できましたら画面左上の［一覧へ］をクリックします。
７．「事業所選択」が表示されますので、登録した事業所をクリックして選択します。
上記方法で事業所の登録が完了します。「電子帳簿保存BOX」画面は「×」ボタンでブラウザーごと終了してください。
既に電子帳簿保存ＢＯＸをご利用の方で事業所を設定する場合は、以下のＵＲＬより
「基本操作」-「事業所を設定する」をご覧ください。
https://support-denchobox.sorimachi.co.jp/hc/ja/articles/4870671718302
［STEP３］送信先メールアドレスを設定します。
「得意先登録」画面にて得意先ごとに送信先のメールアドレスを設定します。
＜操作方法＞
１．ダイレクトメニューの「台帳」-「得意先登録」を開きます。
２．画面左上の「得意先コード」に得意先コードを指定し、該当の得意先を表示します。
３．該当の得意先が表示されますので右下の「得意先メールアドレス」を入力します。
４．画面右側の「電子送信」タブをクリックして以下の設定を行います。
（ア）「請求書等の発行方法」・・・「電子送信（URL添付）」または「電子送信（ファイル添付）」のいずれかを設定します。
（イ）「電子送信時の送信先」・・・「得意先メールアドレス」または「担当者メールアドレス」のいずれかを設定します。
※「電子送信時の送信先」に「担当者メールアドレス」を設定した場合は、
「基本2」のタブの「担当者メールアドレス」にメールアドレスを入力してください。
５．１件の得意先に対して、複数のメールアドレス宛に電子送信を行いたい場合は、「電子送信」タブ画面下の［新規］ボタンをクリックします。
６．「電子送信メールアドレス設定」画面が表示されます。
「To/cc」欄の［▼］ボタンをクリックして「To」を選択し、「送信先名」欄に得意先担当者名、
「メールアドレス」欄に得意先担当者のメールアドレスを入力後、画面下の［設定］ボタンをクリックします。
７．設定が完了すると、「追加設定メールアドレス」欄に新しく追加した得意先担当者のメールアドレスが表示されます。
※他にも追加する得意先担当者がいる場合は、同様の操作で「追加設定メールアドレス」を設定してください。
※電子送信する内容を自社の担当者等にも送信したい場合は、同様の操作で「CC」を設定することができます。「追加設定メールアドレス」は「To」、「CC」をそれぞれ最大10件登録することができます。
８．入力が完了しましたら画面左上の［登録］ボタンをクリックします。
複数の得意先に一括でメールアドレスを取り込みたい場合はこちらをご覧ください。
上記で事前準備は完了です。
事前準備は初回のみの設定で次回以降は不要です。
＜請求書の一括電子送信 操作方法＞
＜操作手順＞
１．「販売業務」-「請求締切」画面を開きます。
２．「請求締切条件指定」画面が表示されます。
（ア）「基本」タブで任意の「請求締めグループ」、「請求日」または「請求予定日」を指定します。
（イ）画面左下の「請求書等の発行方法」▼をクリックして、「電子送信（URL共有）」または
「電子送信（ファイル添付）」を選択し、画面下の［開始］ボタンをクリックします。
（例）「請求書等の発行方法」：電子送信（ファイル添付）
※他にも指定したい条件がある場合は、条件を指定後に画面下の［開始］ボタンをクリックします。
３．「請求締切・発行」画面が表示されます。
電子送信したい請求先の処理欄にチェックが入っていることを確認します。
電子送信しない得意先にチェックが入っている場合は、チェックを外します。
４．画面右にスクロールし、電子送信を行う得意先にメールアドレスが設定されていることを確認します。
※この時に該当の得意先のメールアドレスを追加・修正または削除したい場合は、該当の得意先を選択後、画面上部の［送信先確認］ボタンをクリックして、「電子送信メールアドレス確認」画面から設定することが出来ます。
「請求締切」画面から得意先のメールアドレスを追加・修正または削除する操作方法は、こちらよりご覧ください。
５．得意先のメールアドレス確認後に画面右上の「締め開始」ボタンをクリックします。
６．「締め処理」画面が表示されます。
画面左上「印刷様式」の「電子送信用のみ表示する」にチェックを入れます。
７．「印刷様式」に「明細請求書（電子送信用）」または「明細請求書（電子送信用）（総額表示）」のいずれかを選択します。
８．お客様の用途に合わせて必要な印刷条件を設定し、画面右側の［電子送信］ボタンをクリックします。
９．初めてご利用いただく場合は以下の画面が表示されます。
（次回以降は手順１０からの画面が表示されます。）
（ア）「電子送信を利用するためには、あらかじめ安心データバンクの登録とログインが必要です。
ログイン画面が表示されたらログインしてください。」のメッセージは［ＯＫ］ボタンをクリックします。
（イ）「ソリマチ安心データバンク-ログイン」画面が表示されます。
シリアルナンバーが表示されていることを確認し、パスワードを入力後［ログイン］ボタンをクリックします。
※事前準備［STEP１］で登録したパスワードを入力します。
パスワードを忘れた場合は画面下の「パスワードを忘れた方はこちら」からご確認下さい。
（ウ）ソリマチ安心データバンクの利用者の確認画面が表示されますので問題ないことを確認し、［はい］をクリックします。
（エ）「保存先選択」選択画面が表示されます。
電子帳簿保存ＢＯＸへ帳票を保存する事業所の「選択」欄にチェックを入れ、画面下の［ＯＫ］ボタンをクリックします。
（オ）「選択中の事業所でよろしいですか。PDFを保存する事業所は、環境設定にて変更することが出来ます。」というメッセージが表示されますので［はい］をクリックします。
１０．「電子送信」画面が表示され、得意先に送信するメールの設定画面が表示されます。
内容を確認後、画面下の「次へ」ボタンをクリックします。
（ア）「自社名」
自社情報設定で設定した自社の会社名が自動表示されます。
会社名1と会社名2を入力していた場合切替えできます。
（イ）「送信メールテンプレート名称」
送信メールタイトルや送信メール案内文のテンプレートを作成することで、
電子送信時に使い分けて使用することができます。
（ウ）「送信メールタイトル」
メール送信時のタイトルを変更できます。
初期値は「【重要】請求書発行のお知らせ（自社会社名）」と表示されます。
（エ）「送信メール案内文」
送信メール本文が表示されます。初期値で表示されている内容を変更できます。
修正した内容は保存され、「送信メールテンプレート名称」にて複数作成しておくことが出来ます。
（オ）「自社担当者をＣＣに含める」
チェックを入れると自社担当者にもメールを送信できます。
あらかじめ「部門/自社担当者設定」にて担当者のメールアドレスを設定しておきます。
（カ）「請求書等の発行方法」
「得意先の設定に従う」、「ファイルを添付する」、「ファイルをURL共有する」の中から選択します。
（キ）「送信結果通知先メールアドレス」
こちらにメールアドレスを設定することで、電子送信時に送信エラーが発生した際、
設定されたメールアドレス宛に通知メールが送信されるようになります。
設定方法について詳しくはこちらをご参照ください。
（ク）「初めての方はこちら」
クリックすると電子送信の詳しい操作方法を確認できます。
１１．「送信先確認」画面が表示されます。
画面左側で「送信先アドレス」「送信先」「送信帳票」「金額」「発行方法」「送信可否」「エラー内容」を確認できます。画面右側は、左で選択した送信先のメール送信内容を確認できます。
※「送信可否」は送信先アドレスのドメインの入力に問題がないかチェックした結果を確認できます。
問題がある場合は「×」となり、該当のメールは送信できません。
問題の内容は「エラー内容」に表示されます。
得意先のメールのアドレスが正しいかの判断はしておりません。
問題ないことを確認しましたら画面右下の［送信］ボタンをクリックします。
１２．「電子送信を開始します。送信する前に、送信先メールアドレスが正しいかをご確認ください。よろしいですか？」」のメッセージは［はい］をクリックします。
１３．「販売王の証憑を保存しています・・・」の画面が表示されます。
１４．電子送信が完了すると、「電子送信が完了しました。」のメッセージが表示されますので［ＯＫ］をクリックします。
１５．電子送信完了後は、「締め処理が完了しました。」のメッセージが表示されますので［ＯＫ］をクリックします。
１６．「請求締切・発行」画面に戻りますので、処理欄が「済」、送信状況が「送信済み」と表示されていることを確認できます。
※「送信状況」の表示では実際に得意先にメール送信が完了しているかの判断はしていません。
得意先にメール送信が完了しているか確認する場合は「電子送信履歴確認」画面より確認します。
１７．以上で電子送信は完了です。
得意先には以下のようなメールが届きます。
【PDFファイル添付でメール送信した場合】
（ア）差出人：noreply-denshimeisai@mail.sorimachi.co.jp と表示されます。
（イ）件名：「【重要】請求書発行のお知らせ（自社会社名）」と表示されます。
（ウ）本文：得意先名と敬称が冒頭に自動表示されます。
文末には以下の文章が自動表示されます。
※本メールはソリマチ株式会社の自動配信サービスより送信しています。
ご返信いただいてもお答えできませんので、ご注意ください。
（エ）添付ファイル：「請求書（作成日）.pdf」というファイル名でPDFファイルが添付されます。
【URL共有でメール送信した場合】
（ア）差出人：noreply-denshimeisai@mail.sorimachi.co.jp と表示されます。
（イ）件名：「【重要】請求書発行のお知らせ（自社会社名）」と表示されます。
（ウ）本文：得意先名と敬称が冒頭に自動表示されます。
文末には以下の文章が自動表示されます。
※本メールはソリマチ株式会社の自動配信サービスより送信しています。
ご返信いただいてもお答えできませんので、ご注意ください。
（エ）URLの添付：受信したメールに記載されているURLをクリックすることでブラウザが起動し、
帳票をダウンロードすることができます。
＜納品書の一括電子送信 操作方法＞
納品書の一括電子送信方法につきましては「販売業務」-「納品請求処理」画面から請求書と同様の方法で送信が可能となっております。詳しい操作についてはこちらをご覧ください。
＜こんなときは・・＞
◆取引先に送付する請求書の電子化のご案内を作成したい。
取引先様へ、電子化への変更の通知、メールアドレスの聞き取り等をおこなう
ご案内のひな形をこちらにご用意いたしました、必要に応じて内容を変更してご利用ください。
◆送信済みの履歴を確認するには？
以下の画面にて送信済みの履歴を確認することができます。
１．「請求締切・発行」画面にて、「請求処理」欄にチェックをつけて右上の「締め開始」ボタンをクリックします。
２．「締め処理」画面の右側「電子送信履歴確認」ボタンをクリックします。
３．「電子送信履歴確認」が表示されますので、「送信結果」「送信日時」「送信先」「送信帳票」「金額」「送信者」「発行方法」を確認することができます。
「電子送信履歴確認」画面に「送信結果」列が追加され、以下の3つの結果が表示されます。
「〇」：メール送信に成功
「×」：Toへのメール送信に失敗
「△」：CCへのメール送信に失敗
また、送信履歴の検索機能として「送信エラーのみ表示する」をチェックONにすると、送信エラーとなった送信履歴のみ、画面に表示できます。
「送信結果」列の右に「エラー詳細」列が表示され、詳しいエラー内容を確認することができます。
メールアドレスに誤りがあった場合、「エラー詳細」列にてTo、CCのどちらに誤りがあったか判別できるようになっています。
※「電子送信履歴確認」画面に「送信結果：×」が表示され、「エラー詳細」欄に「（取引先メールアドレス）宛にメールが届かなった可能性があります。」という内容が記載されている場合、システム側でメール送信が正常に完了しているか判断ができないため、お手数ですが取引先へメールが届いているかご確認ください。
◆メールアドレスに誤りがあることがわかり、メールアドレスを修正したい場合は？
＜操作方法＞
１．修正したい該当の履歴行をクリックし、画面左下の［アドレス変更］ボタンをクリックします。
２．「電子送信メールアドレス設定」画面が表示されます。
修正したいメールアドレスを直接変更し、画面下の[設定]ボタンをクリックします。
※今回はToのメールアドレスに誤りがあったため「To（送信先メールアドレス）」を正しいメールアドレスに修正します。
３．「メールアドレスを変更します。入力したメールアドレスが正しいかをご確認ください。よろしいですか？」のメッセージは［はい］をクリックします。
４．メールアドレス修正後、再送信したい欄の「選択」欄にチェックを入れ、画面下の[再送信]ボタンをクリックすることで修正後のメールアドレスに再送信が可能です。
※エラーになっていない請求書についても「選択」欄にチェックを入れて再送信が可能です。
◆電子送信した帳票を電子帳簿保存ＢＯＸで確認するには？
電子送信済みの帳票は「電子帳簿保存ＢＯＸ」にも自動保存されます。
＜操作方法＞
１．ダイレクトメニュー画面上部の「電子帳簿保存ＢＯＸ」をクリックします。
２．「電子帳簿保存ＢＯＸ」ログイン画面表示されますので、シリアルナンバーとパスワードを入力し［ログイン］ボタンをクリックします。
３．「事業所選択」が表示されますので、帳票を保存した事業所をクリックして選択します。
４．メイン画面が開きますので「請求書」フォルダをクリックします。
５．以下の様に電子送信した請求書が自動保存されていることが確認できます。
◆送信したメールが得意先に届いていない場合は？
設定したメールアドレスに誤りがなく、送信結果が〇になっているにも関わらず相手先から届いていない場合電子送信は、ソリマチのクラウド上のメールから配信されます。
得意先が迷惑メール対策の設定をしている場合は、「@mail.sorimachi.co.jp」をドメインの指定受信設定を許可するよう、得意先様へ依頼をお願いいたします。
※受信許可の設定を行う方法については、お使いの携帯電話会社及びメールソフト側にお問い合わせください
◆今まで加工して利用していた請求書は「電子一括送信」で使用できないのですか
残念ながら一括電子送信では、今まで加工してご利用いただいている帳票はご利用できません。
帳票名に（電子送信用）と記載のある帳票をご利用ください。
電子送信用の帳票は「ツール」-「帳票フリーレイアウタ」にて加工することはできますのでお試しください。
・帳票の加工方法についてはこちらをご参照ください。
・帳票に銀行を2つ表示させたい場合はこちらをご参照ください。
◆「電子一括送信」で使用する帳票に「社印」を設定したい
電子送信用の帳票に会社の社印を印刷されるようにしたい場合は、「帳票フリーレイアウタ」画面にて、帳票に社印を設定することができます。
※取り込みができる画像ファイルの種類は「bmp」または「jpg」になります。
帳票に社印を設定する方法につきましてはこちらをご参照ください。