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Q.「電子配信」機能について

対象製品
給料王21 令和3年年末調整対応版

 

本QAは、「給料王21 令和3年年末調整対応版」をお使いの場合に対応している機能です。

給料王から「給与明細書」・「賞与明細書」・「源泉徴収票」を電子化して社員へ配信する電子配信が可能となります。

社員は、事前に登録したメールアドレス宛にURLの記載があるメールが届きますので、そちらをクリックして、ログイン後、各明細書のPDFをダウンロードすることができます。

給与・賞与の明細書のPDFは、「A4よこ帳票給与/賞与明細一覧」の形式となります。

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<電子配信の流れ>

 

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 目次

(見出しをクリックすると、該当ページに移動します)

 

※すでに事前準備が完了している場合は、こちらをクリックして「第2章:電子配信を利用する」からご覧ください。

 

第1章:はじめに

◆電子配信をする為の事前準備

1.ソリマチ安心データバンクの登録をします。

2.社員からの同意を得る為に同意書を用意します。

3.電子配信する際の、社員のメールアドレスを確認・登録します。

 

第2章:電子配信を利用する

◆給料王の設定

Ⅰ.配信準備をします。(初回のみ)

Ⅱ.明細の配信をします。

◆社員側の設定

Ⅰ.認証操作を行います。(初回のみ)

Ⅱ.配信された明細書の確認方法とダウンロード方法について

 

第3章:こんな時は?

◇社員コードが変更になる場合

 

◇社員のメールアドレスが変更になる場合

 

◇社員名が変更になる場合

 

◇退職した社員がいた場合

 

◇途中入社の社員がいた場合

 

◇社員にメールが届いているか確認したいです。

 

◇電子配信をした社員の、送信した情報を確認する場合

 

◇電子配信をやめる場合

 

 

 

第1章:はじめに

 

◆電子配信をするための事前準備

既に、電子配信をするための事前準備が完了している場合は、こちらをクリックして、第2章へお進みください。

 

1.「ソリマチ安心データバンク」の登録をします。

 

「電子配信」は、インターネット上のサーバーを利用した給与明細管理のクラウドサービスです。

「ソリマチ安心データバンク」に登録している方のみご利用できるサービスのため、ご利用になる前は必ず「ソリマチ安心データバンク」の利用者登録を行ってください。

ソリマチ安心データバンクの登録方法については、こちらをご覧ください。

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「電子配信」機能は、「ソリマチ安心データバンク」を利用しています。

「ソリマチ安心データバンク」を解約した場合は、「電子配信」機能は使用できなくなりますので、ご注意ください。

 

2.社員からの同意を得るために同意書を用意します。

 

電子配信機能を使用して給与・賞与・源泉徴収票等の配信を行う場合は、あらかじめ社員へ、電子配信をする旨の説明を行い、「給与明細等電子交付同意書」の取り交わしを行う等の方法で、同意を得た上で電子配信機能を使用する必要があります。

 

また、電子配信は、ソリマチのクラウド上のメールから配信されます。

迷惑メール対策のため、ドメイン指定受信の設定をしている場合は、社員のパソコン又は携帯電話・スマートフォンにて@mail.sorimachi.co.jpのドメインを受信許可するよう設定してください。

※受信許可の設定を行う方法については、お使いの携帯電話会社及びメールソフト側にお問い合わせください。

 

「給与明細等電子交付同意書」等の書式は決まっていないため、給料王から印刷することは出来かねますのでご了承ください。

 

3.電子配信する際の、メールアドレスを確認・登録します。

 

(ア)「設定」→「社員情報設定(個別入力)」を開きます。

 

(イ)該当社員をダブルクリックし、「住民税/住所」タブをクリックします。

 

(ウ)個人情報欄「E-mail」、または「社員メール」、または「携帯メール」いずれかを設定します。(初期値は「社員メール」が選択されます)

 

(エ)こちらに設定したメールアドレスを「電子配信」機能の際に、配信先メールアドレスとして選ぶことが可能となります。

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第2章:電子配信を利用する

 

 

 

◆給料王の設定

 

Ⅰ:配信準備をします。

 

1.「給与」または「賞与」または「年調」→「電子配信」をクリックします。

2.「電子配信をご利用になる前に、事前準備を行ってください」とメッセージが表示されます。第1章ですでに事前準備を行っている場合は、[はい]ボタンをクリックしてください。

※「事前準備」がお済みではない場合は、[いいえ]ボタンをクリックして、こちらをご覧いただき、事前準備を行ってください。

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3.「電子配信」は、ソリマチ安心データバンクの機能を使用します。

「ソリマチ安心データバンク-ログイン」画面が表示されましたら、ログインをします。

(ア)「安心データバンクーログイン画面」

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(イ)すでに安心データバンクへログインされている場合は、以下のメッセージが表示されます。ご登録の会社名、氏名、シリアルナンバーをご確認いただき、[はい]ボタンをクリックします。

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※[いいえ]ボタンをクリックすると、(ア)の画面になりますので、電子配信を行う会社のシリアルナンバーとパスワード情報をご入力ください。

 

4.Webブラウザーが起動し、「電子配信-管理者ログイン」画面が表示されます。

安心データバンクのログイン情報を入力し、[ログイン]ボタンをクリックします。

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※安心データバンクのパスワードが不明の場合は、こちらをクリックして、パスワードの照会を行ってください。

 

5.「電子配信-認証メール配信」画面が表示されます。

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(ア)ID,パスワードの変更

電子配信を行う社員のID、パスワードを変更することができます。初期値はランダムなIDと、パスワードが設定されています。社員が電子配信サイトにログインする際の、IDとパスワードを設定することが可能です。

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※一度社員へ認証メールを送信後、IDまたは、パスワードを変更した場合は、再度認証メールの送信を行います。

パスワードは、英字・数字・記号を全て含む、6文字以上の半角英数字を入力してください。パスワードに使う記号は ! " % ( @ がおすすめです。(例:123@bcなど)

 

(イ)認証メール

事前準備にて、電子配信に同意が得られた社員を選択します。

(初期値は、全員にチェックマークが入っております。認証メールを送らない社員につきましては、チェックマークを外して下さい。)

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(ウ)配信先メールアドレス

電子配信を配信するメールアドレスを選択します。こちらのメールアドレス宛に認証メールを送信します。

事前準備にて、設定していただいた「E-mail」、「社員メール」、「携帯メール」が表示されます。

<注意>

認証メールを送信する前に、「配信先メールアドレス」が正しいかご確認ください。

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6.上記(ア)~(ウ)を設定していただき、画面下の[認証メールを送信]ボタンをクリックします。

※認証メール画面が複数のページになる場合は1ページごとに[認証メールを送信]ボタンをクリックします。

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7.「社員へ認証メールを送信します。」とメッセージが表示されます。

内容をご確認いただき、[OK]ボタンをクリックします。

こちらで、認証メールの送信が完了となります。

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8.「認証メール」を送信した場合は、配信先メールアドレス欄の表示が「認証メール未送信」→「社員の認証操作待ち」の表示に変更になります。

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9.社員が認証操作を完了した場合は、配信先メールアドレス欄の表示が「明細の電子配信可能」に変更になります。

「認証済みの人も表示する」にチェックマークを付けると確認ができます。

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こちらで、配信準備の設定は完了となります。

 

Ⅱ.明細の配信をします。

Ⅰにて、配信準備完了後、給与明細書/賞与明細書/源泉徴収票を配信する手順をご案内いたします。

例:12月の「給与明細書」を配信します。

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1.「給与」→「電子配信」を開きます。

 

2.「電子配信」をクリックします。

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3.「電子配信」画面が表示されます。image019.gif

(ア)「配信タイプ」・・・今回は、「給与明細」となります。賞与明細や、源泉徴収票を電子配信される場合は、▼をクリックして、該当する配信タイプを選択します。

 

(イ)「処理年月」・・・電子配信する給与処理月を選択します。

(初期値は、最新給与月が選択されていますが、▼をクリックして該当する年月を選択します。

 

(ウ)「配信ファイルにパスワードを設定」・・・チェックマークをいれると、電子配信されたPDFファイルにパスワードを設定することができます。

パスワードは、社員ごとに設定されたログインする際のパスワードとなります。

(エ)「支給グループ」・・・電子配信する支給グループを選択することができます。

支給グループごとに電子配信を行います。

[詳細設定]ボタンをクリックすると、電子配信される帳票の詳細設定を確認・設定することができます。

※使用されている項目の削除や、並び替えは出来かねます。「金額・日数がゼロの項目を出力する」のチェックマークを外していただいても、全ての項目が出力されます。

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(オ)処理中の会社名:現在データ選択にて選択されているデータが表示されます。

   連携先の会社名:安心データバンクへ連携している名称が表示されます。

 

(カ)選択:こちらにチェックマークが付いた社員について、明細が配信されます。

   配信しない社員がいる場合は、チェックマークを外します。

   準備にて電子配信の同意を得た社員の[選択]欄にチェックマークが付いていることを確認します。

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4.[電子配信]ボタンをクリックします。

 

5.「電子配信を開始します。」とメッセージが表示されます。3番の(オ)でご確認いただいた「処理中の会社名」、「連携先の会社名」が正しいことをご確認いただき、

[はい]ボタンをクリックします。

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6.電子配信が完了しますとメッセージが表示されます。内容をご確認いただき、[OK]ボタンをクリックします。

[詳細]ボタンをクリックすると、詳しい内容が表示されます。

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7.電子配信画面に戻ります。複数支給グループが存在する場合は、支給グループごとに同様の操作を行います。電子配信を終了する場合は、[閉じる]ボタンをクリックし、表示されたメッセージは[はい]ボタンをクリックしてください。

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◆社員側の設定

こちらは、認証メールを受け取った後の社員の設定になります。この部分を社員に印刷して配布等行っていただきますとスムーズに導入ができます。

 

.認証操作を行います。(初回のみ)

 

1.「自社名 認証を行ってください」というタイトルでメールが届きます。

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2.■URLの欄のアドレスをクリックしていただくか、URLのアドレスをコピーしていただき、お使いのブラウザーよりコピーしたURLを貼り付けてサイトへアクセスしてください。

 

(ア)Microsoft Edgeの場合

新しくタブを開いていただき、黒枠の欄にコピーしたURLを貼り付けします。

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(イ)Google Chromeの場合

新しくタブを開いていただき、黒枠の欄にコピーしたURLを貼り付けします。

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3.「電子配信-認証」画面が表示されます。1番のメールにてメモ等に控えた認証コードを入力後、[認証]ボタンをクリックします。

 

4.社員のIDとパスワードが表示されます。

この情報は1回のみ通知します。必ずメモ等に控えていただき、忘れないようにお願いいたします。

パスワードを忘れた場合は、電子配信の管理者にご確認ください。

 

5.[ログイン画面へ]ボタンをクリックします。

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6.4番にてメモ等に控えたIDとパスワードを入力し、[ログイン]ボタンをクリックします。「電子配信-キャビネット」画面が表示されましたら、認証操作は完了となります。

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※「パスワードを保存する」にチェックマークを入れた場合は、今回入力したパスワードがブラウザーに保存され、次回以降電子配信ページにログインする際は、自動で表示されます。

また、下記メッセージが表示されますので内容をご確認いただき、[OK]ボタンをクリックしてください。

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.配信された明細書の確認方法とダウンロード方法について

 

会社より各明細書が電子配信された場合は、以下の手順を行います。

例:給与明細書を電子配信した場合

 

1.「【令和XX12月 給与明細】 配信通知メールです」というタイトルでメールが届きます。

※賞与明細書、源泉徴収票の場合は、タイトルが異なります。

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2.■URLの欄のアドレスをクリックしていただくか、URLのアドレスをコピーしていただき、お使いのブラウザーよりコピーしたURLを貼り付けてサイトへアクセスしてください。

 

(ア)Microsoft Edgeの場合

新しくタブを開いていただき、黒枠の欄にコピーしたURLを貼り付けします。

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(イ)Google Chromeの場合

新しくタブを開いていただき、黒枠の欄にコピーしたURLを貼り付けします。

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3.「電子配信-ログイン」画面が表示されます。IDとパスワードを入力し、[ログイン]ボタンをクリックします。

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4.[給与]ボタンをクリックし、電子配信された明細書をクリックします。

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5.「ダウンロード」が始まります。ダウンロード後、給与明細書をご確認ください。

 

(ア)Microsoft Edgeの場合

画面右上部にダウンロードが表示されます。(バージョンによっては左下の場合もございます)

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(イ)Google Chromeの場合

画面左下部にダウンロードが表示されます。

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6.ダウンロード後、それぞれファイルを開いていただくと、下図のような明細書のPDFを確認することができます。

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<パスワードを入力する画面が表示された場合>

ファイルを開く際に下記メッセージが表示された場合は、Ⅱの3番にてログインする際のパスワードを入力していただき、[ファイルを開く]ボタンをクリックしてください。

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第3章:こんな時は?

 

 

 

 

◇社員コードが変更になる場合

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例:社員コードを部門で分けている場合で、Aさん(社員コード:0000001)の部門が移動したため、今後はBさんにAさんの社員コード:000001を割り当てる場合

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(そのままのIDとパスワードで使用される場合は、社員コードを変更した社員の各明細を別の社員が閲覧できる可能性がありますのでご注意ください。)

 

1.AさんとBさんが部門移動になった際に、過去のAさん、Bさんに対して必要な電子配信のダウンロードを完了しているか確認します。

 

2.「電子配信-利用者設定」画面にてAさんとBさんを削除します。

削除方法は、 ◇退職した社員がいた場合をご覧ください。

※削除をされた場合、過去配信されていた明細書等は削除され、ダウンロードができなくなりますのでご注意ください。

 

電子配信をご利用中に、社員コードの変更をされる場合は、社員コード変更後、再度認証メールを送信します。

 

1.「設定」→「社員情報設定(個別入力/一覧入力)」画面にて、社員コードを変更する際に、電子配信を利用している場合は、下記メッセージが表示されます。内容をご確認いただき、変更される場合は[はい]ボタンをクリックします。

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2.社員コード変更後、メッセージが表示されますので内容をご確認いただき、[OK]ボタンをクリックします。

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3.各メニューより「電子配信」をクリックします。

 

4.メンテナンス内の[配信準備・認証メールの再送]ボタンをクリックします。

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5.電子配信用の会社名称が表示されます。正しい場合は、[はい]ボタンをクリックします。

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※電子配信用の会社名称が異なる場合は、[いいえ]ボタンをクリックして、「配信先の管理」画面より電子配信を行う会社名を選択してください。

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6.「社員情報を連携しました。」とメッセージが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。

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7.「電子配信-認証メール配信」画面が立ち上がります。

社員コードを変更された社員の「配信先メールアドレス」欄が「認証メール未送信」に変更になります。

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8.再度、「認証メール」の送信を行っていただき、社員から「第2章 ◆社員側の設定 Ⅰ.認証操作を行います。(初回のみ)」の操作を行っていただくようにお願いいたします。

 

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◇社員のメールアドレスが変更になる場合

 

部署の変更等で社員のメールアドレスが変更になる場合は、メールアドレスを変更後、再度認証メールの送信を行います。

 

1.「設定」→「社員情報設定(個別入力/一覧入力)」画面にて、社員のメールアドレスを変更後、各メニューより「電子配信」をクリックします。

2.メンテナンス用より[配信準備・認証メールの再送]ボタンをクリックします。

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3.以下メッセージが表示されますので、正しい場合は、[はい]ボタンをクリックします。

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4.メールアドレスを変更している場合、下記メッセージが表示されます。内容をご確認いただき、[OK]ボタンをクリックします。

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5.「電子配信-認証メール配信」画面が立ち上がります。

6.メールアドレスを変更された社員の「配信先メールアドレス」欄が「認証メール未送信」に変更になります。

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7.再度、「認証メール」の送信を行っていただき、社員から「第2章 ◆社員側の設定 Ⅰ.認証操作を行います。(初回のみ)」の操作を行っていただくようにお願いいたします。

 

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◇社員名が変更になる場合

結婚や離婚等で社員の苗字等が変更になる場合は、以下の操作を行います。

 

1.「設定」→「社員情報設定(個別入力/一覧入力)」画面にて該当社員名を変更後、各メニューより「電子配信」をクリックします。

2.メンテナンス用より[配信準備・認証メールの再送]ボタンをクリックします。

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3.以下メッセージが表示されますので、正しい場合は、[はい]ボタンをクリックします。

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4.社員名を変更している場合、下記メッセージが表示されます。内容をご確認いただき、[OK]ボタンをクリックします。

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5.「電子配信-認証メール配信」画面が立ち上がります。

 

6.「認証メール設定」画面にて「認証済みの人も表示する」にチェックマークを入れていただき、社員名が変更後の名称になっているかご確認ください。

※再度認証メール操作は必要ございません。

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◇退職した社員がいた場合

電子配信を導入後、退職した社員については過去の明細書や、源泉徴収票等必要な情報を送信後、退職社員が受け取ったことをご確認いただいてから、電子配信側にて削除処理を行ってください。

※削除を行った場合は、過去に配信された該当社員の明細等はダウンロードできなくなりますので、ご注意ください。

1.「設定」→「社員情報設定(個別入力/一覧入力)」画面を開きます。

 

2.該当社員をクリックし、画面上の[退職/復職]ボタンをクリックして退職処理をします。退職処理について詳しくはこちらをご覧ください。

 

3.退職社員が過去の明細書や、源泉徴収票等受け取ったことをご確認後、

各メニューより「電子配信」を開きます。

 

4.メンテナンス用の[配信準備・認証メールの再送]ボタンをクリックします。

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5.下記メッセージが表示されます。電子配信用の会社名称が正しい場合は、[はい]ボタンをクリックします。

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6.下記メッセージが表示された場合は、[OK]ボタンをクリックして社員情報の更新を行います。

 

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7.「電子配信-認証メール配信」画面に移動します。

ID、パスワードの変更]ボタンをクリックします。

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8.「電子配信-利用者設定」画面に移動します。

社員設定の「社員の登録情報を電子配信から削除できるようにする」にチェックマークを入れます。

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9.退職された社員を確認後、[削除]ボタンをクリックします。

※社員を削除する場合は、該当の社員コードを半角文字でご入力いただき、[OK]ボタンをクリックします。

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10.上記操作にて行った社員が削除されますので、ご確認ください。

 

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◇途中入社の社員がいた場合

電子配信を利用中に新入社員や、途中入社の社員がいる場合は、以下の注意点をご確認いただき、操作を行ってください。

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例:Aさん(社員コード:0000001)が、退職したため、今後は新入社員のBさんに

社員コード:000001を割り当てる場合

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(そのままのIDとパスワードで使用される場合は、社員コードを変更した社員の各明細を別の社員が閲覧できる可能性がありますのでご注意ください。)

 

1.Aさんが退職後、Aさんに対して必要な電子配信のダウンロードが完了したことをご確認いただいてから、新入社員のBさんにAさんで使用されていた000001番を登録します。

※社員コードを変更されたタイミングで、過去配信されていた明細書等は削除され、ダウンロードができなくなりますのでご注意ください。

2.「電子配信-利用者設定」画面にてAさんを削除します。

削除方法は、◇退職した社員がいた場合をご参考ください。

※削除をされた場合、過去配信されていた明細書等は削除され、ダウンロードができなくなりますのでご注意ください。

 

3.「第1章:はじめに ◆電子配信をする為の事前準備」より、2番(社員からの同意を得る為に同意書を用意します。)と3番(電子配信する際の、社員のメールアドレスを確認・登録します。)の設定を行います。

4.「第2章:電子配信を利用する ◆給料王の設定」よりⅠ.配信準備をします。(初回のみ)を行い、「第2章:電子配信を利用する ◆社員側の設定」よりⅠ.認証操作を行います。(初回のみ)を行います。

5.それぞれの「初回のみ」の設定後は、他の社員と同様に毎月電子配信送信を行ってください。

 

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◇社員にメールが届いているか確認したいです。

 

電子配信のメールが社員へ届いているか確認する場合は、以下の操作を行います。

 

例:認証メールが届いているか確認する場合

 

1.各メニューより「電子配信」をクリックします。

 

2.画面左下の[閲覧状況]ボタンをクリックします。

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3.「閲覧状況確認」画面が表示されます。

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(ア)使用開始のメール(認証メール)

「第2章 ◆給料王の設定 Ⅰ.配信準備を行います。(初回のみ)」にて社員に配信をした認証メールを閲覧しているか確認できます。

 

(イ)使用中に配信されるメール(配信メール)

「「第2章 ◆給料王の設定 Ⅱ.明細の配信をします。」にて社員に配信をした配信メールを閲覧しているか確認できます。

 

(ウ)配信タイプ・処理年月・支給グループ

(イ)を選択された際に、配信タイプや、処理年月、支給グループをそれぞれ選択することができます。

(エ)メール閲覧状況

(ア)または(イ)の内容に対してメール閲覧状況を確認することができます。

※閲覧ありの社員も表示する場合は、「閲覧ありの人も表示する」にチェックマークを入れます。

 

こちらで「閲覧あり」となっている場合は、認証メールまたは、配信メールが届いており、URLへアクセスした状況となります。

こちらが「閲覧なし」となっている場合は、認証メールまたは配信メールが届いていないか、届いていた場合でも、URLへアクセスしていない状況となります。

「閲覧なし」の社員につきましては、社員のメールアドレスに誤りがないか、まだ閲覧していないかどうかの判断にご活用ください

 

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◇電子配信をした社員の、送信した情報を確認する場合

電子配信をした情報を確認する場合は、以下の操作を行います。

1.各メニューより「電子配信」をクリックします。

2.メンテナンス用の[明細の再送・配信済み明細の取り下げ]ボタンをクリックします。

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3.「電子配信-配信ファイルの管理」画面が表示されます。

確認されたい社員コードを▼から選択していただくと、電子配信した明細書を確認することができます。

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4.また過去に配信した明細を削除したり、再度配信することも可能となります。

※再配信とは、明細を配信した際に社員に送信されたメールを、再度送信することです。

 配信済の明細の内容は、配信した当時のまま残ります。

 社員側で「メールを誤って削除してしまった」、「メールがどこにあるか見つからない」といった

時にご利用いただくと便利です。

 明細配信後、給与データを修正した等の理由で配信をやり直したい場合は、「第2章:電子配信を利用する」の「Ⅱ.明細の配信をします。」の手順にて、該当社員の明細配信を再度行ってください。

 

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◇電子配信をやめる場合

 

電子配信をやめたい場合は、以下の操作を行ってください。

 

1.各メニューより「電子配信」をクリックします。

 

2.「配信先の管理」ボタンをクリックします。

 

3.電子配信情報を削除したい会社名を選択後、【データ削除】ボタンをクリックします。

※会社名を削除した場合は、過去帳票含めて電子配信に関する情報すべてが削除されます。一度、削除した情報は元に戻すことは出来かねますので、ご注意ください。

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4.メッセージが表示されますので、内容をご確認の上[はい]ボタンをクリックし、削除を行ってください。

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