社員から国税庁提供の「年調ソフト」で作成した年末調整申告書の電子データを、「給料王」で取り込みして年末調整を行う場合は、事前準備として以下のように行うと取り込みがスムーズに行えるようになります。
なお、「年調ソフト」での操作についてご不明点がある場合は、「年調ソフト」のヘルプデスクにご確認ください。
※「令和6年分年調ソフト」からのデータ取込については、2024年11月22日（金）に発売の給料王２４にて対応しております。
＜事前準備 会社側＞
※令和6年分の国税庁の年調ソフトと連携しているのは給料王２4になります。
旧製品をご利用の方は、給料王２４をインストール後以下の操作を行ってください。
インストール方法についてはこちらをご覧ください。
１．給与支払者情報の電子データを作成します。（必要な場合のみ）
「年調ソフト」にて、給与支払者情報（自社の情報）を登録して電子データを出力します。
出力したデータを社員に送付して、各自「年調ソフト」で取り込みすることで、給与支払者（会社）の情報が設定できます。
※給与支払者情報を「年調ソフト」上で社員に入力してもらう場合は、こちらの操作は不要です。
（ア）年調ソフトを起動し、「管理者・給与担当者の方はこちら」をクリックします。
（イ）「給与支払者情報の登録・変更」をクリックして、[次へ]ボタンをクリックします。
（ウ）「給与支払者の情報の入力」画面より会社の情報を入力し［入力完了］ボタンをクリックします。
（エ）下記画面が表示されますので［次のステップに進む］ボタンをクリックします。
（オ）「給与支払者情報エクスポート」を選択し、[次へ]ボタンをクリックします。
（カ）「給与支給者情報エクスポート」画面が表示されますので、[次へ]ボタンをクリックします。
（キ）「名前を付けて保存」画面が表示されますので保存先を任意に指定します。（例：デスクトップ）
（ク）「ファイル名」の名前を任意に変更することができます。（そのままでも問題ありません。下図ではそのままのファイル名になっております。）
（ケ）[保存]ボタンをクリックします。
（コ）「給与支給者情報エクスポート成功」画面が表示されますので、[閉じる]ボタンをクリックします。
（サ）出力されたファイルを社員に渡して下さい。
２．年末調整の電子化について、社員へ周知します。
社員に、以下の内容について周知します。
※保険会社等から控除証明書等データを取得するための手続など、社員が事前準備を
行う必要があることから、早めに周知されることをお勧めいたします。
①各種控除証明書の電子データ出力について
社員が契約している保険会社が、控除証明書の電子データを提供している場合、保険会社のホームページよりダウンロードするよう周知します。
（ダウンロード方法は、保険会社に確認してもらってください）
②「年調ソフト」の導入方法
「年調ソフト」を導入する方法を周知します。
（国税庁ホームページからのダウンロード、会社からの配布等）
また、１．で給与支払者情報の電子データを作成している場合は、データを配布します。
③「年調ソフト」の使用方法
年調データをスムーズに回収するため、各社員が「年調ソフト」にて自身のデータを入力し、電子データを作成する方法を周知することをお勧めいたします。
④「年調ソフト」にて電子データを作成する際に設定する
あなたの氏名・ＩＤ・パスワード
あなたの氏名とＩＤは社員情報の照合に使用しますので、給料王で設定されている氏名と社員コードと同じにするよう周知してください。
・あなたの氏名について
※年調ソフトでは、「あなたの氏名」を全角で入力する必要があります。
そのため、海外の方を雇用していて、給料王の氏名欄を半角英字で登録している場合は取り込むことができません。
年調ソフトに合わせて全角英字で登録することで、取り込みが可能になります。
・ＩＤとパスワードについて
パスワードは任意のもので結構です。例えば、以下のような運用が考えられます。
→社員ごとにパスワードが異なることでセキュリティは高まりますが、
給料王に年調データを取り込む際、社員ごとにパスワードを入力する手間が発生します。
→社員全員が同じパスワードを使用することでセキュリティは低くなりますが、
給料王に年調データを取り込む際、パスワードの入力が１回で済みます。
⑤マイナンバーの入力は不要
年調ソフトより電子データを出力する際に、年調ソフト画面でマイナンバーを入力する画面があります。
ただし、こちらにマイナンバーを入力しても、給料王には反映されません。
給料王から源泉徴収票などにマイナンバー情報を記載した状態で印刷されたい場合は、「設定」→「マイナンバー設定」よりあらかじめマイナンバーを登録してください。
社員には電子データを出力する際の「マイナンバーの入力は不要」を周知します。
マイナンバーを入力しない場合は「マイナンバーを入力する」の「∨」をクリックして、「マイナンバーは提供済み」に切り替えてください。
⑥出力した電子データの提出方法
メールで送付する、共有フォルダーに格納する等、提出方法を検討し、社員に周知します。
＜事前準備 社員側＞
１．「年調ソフト」を取得します。
勤務先が指定した方法にて、「年調ソフト」を導入します。
２．各種控除証明書の電子データを取得します。
契約している保険会社が控除証明書の電子データを提供している場合は、ホームページ等から取得します。
（具体的な取得方法は保険会社にご確認ください。）
３．会社より「給与支給者情報」のファイルを配布された場合、各種申告書を入力する前に年調ソフトに取り込みます。
（ア）「年調ソフト」を起動し、「新規作成」をクリックします。
（イ）「控除申告書を選んで作成」をクリックします。
※以下は、新規に申告書を作成する場合の手順です。
（ウ）「あなたの情報の入力」をして、画面下の［次へ］ボタンをクリックします。
（エ）「給与支払者情報の電子データをインポートする」をクリックし、［利用する電子データを選択］ボタンをクリックします。
（オ）会社より配布された「給与支給者情報エクスポートデータ」を選択します。
（カ）[開く]ボタンをクリックします。
（キ）(オ)で選択したファイル名が表示されたことを確認し、[次へ]ボタンをクリックします。
（ク）「給与支給者情報インポート成功」画面が表示されますので、[閉じる]ボタンをクリックします。
（ケ）給与支払者の情報をご確認いただき「入力完了」をクリックします。
４．「年調ソフト」にて、画面に従って控除申告書のデータを入力します。
（下図は入力画面の一例です。）
※２．で各種控除証明書の電子データを取得している場合は、「年調ソフト」に取り込む
ことで入力の手間が軽減されます。
５．「年調ソフト」にて、勤務先に提出する電子データを作成します。
電子データを出力する際、以下の画面が表示されましたら、「パスワードをかける」にチェックマークを付けて[次へ]ボタンをクリックしてお進みください。
（「年調ソフト」にてご自身の情報を登録するときに入力したパスワードが設定されます。）
６．控除申告書の電子データを提出します。
５．で作成した控除申告書の電子データを勤務先に提出します。
（提出方法は勤務先にご確認ください。）