社員から「年調ソフト」で作成した年末調整申告書の電子データを、「給料王２１」で取り込みして年末調整を行う場合は、事前準備として以下のように行うと取り込みがスムーズに行えるようになります。
なお、「年調ソフト」での操作についてご不明点がある場合は、「年調ソフト」のヘルプデスクにご確認ください。
＜事前準備 会社側＞
１．年調ソフトを利用するには事前申告が必要です。
従業員から控除申告書を電子データで提供を受けるためには、所轄税務署長宛に、「源泉徴収に関する 申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。
こちらの書類の出力について給料王では対応しておりませんので、承認申請書の入手方法や記入方法について、国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp）の「年末調整手続の電子化に向けた取組について」ページをご覧ください。
２．給与支払者情報の電子データを作成します。（必要な場合のみ）
「年調ソフト」にて、給与支払者情報（自社の情報）を登録して電子データを出力します。
出力したデータを社員に送付して、各自「年調ソフト」で取り込みすることで、給与支払者（会社）の情報が設定できます。
※給与支払者情報を「年調ソフト」上で社員に入力してもらう場合は、こちらの操作は不要です。
（ア）年調ソフトを起動し、「管理者・給与担当者の方はこちら」をクリックします。
（イ）「給与支払者情報の登録・変更」をクリックして、[次へ]ボタンをクリックします。
（ウ）「給与支払者の情報の入力」画面より会社の情報を入力します。
（エ）入力が終わりましたら、下記画面が表示されますので「管理者・給与担当者の方はこちら」をクリックします。
（オ）「給与支払者情報エクスポート」を選択し、[次へ]ボタンをクリックします。
（カ）「給与支給者情報エクスポート」画面が表示されますので、[次へ]ボタンをクリックします。
（キ）「名前を付けて保存」画面が表示されます、保存先を任意に指定します。（例：デスクトップ）
（ク）「ファイル名」の名前を任意に変更することができます。（そのままでも問題ありません。下図ではそのままのファイル名になっております。）
（ケ）[保存]ボタンをクリックします。
（コ）「給与支給者情報エクスポート成功」画面が表示されますので、[閉じる]ボタンをクリックします。
（サ）出力されたファイルを社員に渡して下さい。
３．年末調整の電子化について、社員へ周知します。
社員に、以下の内容について周知します。
※保険会社等から控除証明書等データを取得するための手続など、社員が事前準備を
行う必要があることから、早めに周知されることをお勧めいたします。
①各種控除証明書の電子データ出力について
社員が契約している保険会社が、控除証明書の電子データを提供している場合、保険会社のホームページよりダウンロードするよう周知します。
（ダウンロード方法は、保険会社に確認してもらってください）
②「年調ソフト」の導入方法
「年調ソフト」を導入する方法を周知します。
（国税庁ホームページからのダウンロード、会社からの配布等）
また、２．で給与支払者情報の電子データを作成している場合は、データを配布します。
③「年調ソフト」の使用方法
年調データをスムーズに回収するため、各社員が「年調ソフト」にて自身のデータを入力し、電子データを作成する方法を周知することをお勧めいたします。
④「年調ソフト」にて電子データを作成する際に設定する
ＩＤ・パスワード・あなたの氏名
ＩＤとあなたの氏名は社員情報の照合に使用しますので、給料王で設定されている社員コードと氏名と同じにするよう周知してください。
・ＩＤとパスワードについて
パスワードは任意のもので結構です。例えば、以下のような運用が考えられます。
→社員ごとにパスワードが異なることでセキュリティは高まりますが、
給料王に年調データを取り込む際、社員ごとにパスワードを入力する手間が発生します。
→社員全員が同じパスワードを使用することでセキュリティは低くなりますが、
給料王に年調データを取り込む際、パスワードの入力が１回で済みます。
・あなたの氏名について
⑤マイナンバーの入力は不要
年調ソフトより電子データを出力する際に、年調ソフト画面でマイナンバーを入力する画面があります。
ただし、こちらにマイナンバーを入力しても、給料王には反映されません。
給料王から源泉徴収票などにマイナンバー情報を記載した状態で印刷されたい場合は、「設定」→「マイナンバー設定」よりあらかじめマイナンバーを登録してください。
社員には電子データを出力する際の「マイナンバーの入力は不要」を周知します。
マイナンバーを入力しない場合は「マイナンバーを入力する」の「∨」をクリックして、「マイナンバーは提供済み」に切り替えてください。
⑥出力した電子データの提出方法
メールで送付する、共有フォルダーに格納する等、提出方法を検討し、社員に周知します。
４．給料王２１をインストールします。
給料王２１が届いたら、インストールします。
インストール方法についてはこちらをご覧ください。
※給料王２０以前の製品をご利用の場合は、現在ご利用中のデータを給料王２１にコンバート（引継ぎ）できます。
詳しい操作手順については、給料王２１のＣＤ－ＲＯＭ内の『コンバートマニュアル（pdf）』ファイルをご覧ください。
＜事前準備 社員側＞
１．「年調ソフト」を取得します。
勤務先が指定した方法にて、「年調ソフト」を導入します。
２．各種控除証明書の電子データを取得します。
契約している保険会社が控除証明書の電子データを提供している場合は、ホームページ等から取得します。
（具体的な取得方法は保険会社にご確認ください。）
３．会社より「給与支給者情報」のファイルを配布された場合、各種申告書を入力する前に年調ソフトに取り込みます。
（ア）「年調ソフト」を起動し、「給与支給者情報インポート」をクリックします。
（イ）[利用する電子データを選択]ボタンをクリックします。
（ウ）会社より配布された「給与支給者情報エクスポートデータ」を選択します。
（エ）[開く]ボタンをクリックします。
（オ）ウ で選択したファイル名が表示されたことを確認し、[次へ]ボタンをクリックします。
（カ）「給与支給者情報インポート成功」画面が表示されますので、[閉じる]ボタンをクリックします。
（キ）社員側で年調ソフトにて保険料控除等を入力します。
４．「年調ソフト」にて、画面に従って控除申告書のデータを入力します。
（下図は入力画面の一例です。）
※２．で各種控除証明書の電子データを取得している場合は、「年調ソフト」に取り込む
ことで入力の手間が軽減されます。
５．「年調ソフト」にて、勤務先に提出する電子データを作成します。
電子データを出力する際、以下の画面が表示されましたら、「パスワードをかける」にチェックマークを付けて[次へ]をクリックしてお進みください。
（「年調ソフト」にてご自身の情報を登録するときに入力したパスワードが設定されます。）
６．控除申告書の電子データを提出します。
５．で作成した控除申告書の電子データを勤務先に提出します。
（提出方法は勤務先にご確認ください。）