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Q.国税庁の年調ソフトと連携するための事前準備

対象製品
給料王21以降

 

 

社員から「年調ソフト」で作成した年末調整申告書の電子データを、「給料王21」で取り込みして年末調整を行う場合は、事前準備として以下のように行うと取り込みがスムーズに行えるようになります。

なお、「年調ソフト」での操作についてご不明点がある場合は、「年調ソフト」のヘルプデスクにご確認ください。

 

<事前準備 会社側>

 

1.年調ソフトを利用するには事前申告が必要です。

従業員から控除申告書を電子データで提供を受けるためには、所轄税務署長宛に、「源泉徴収に関する 申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。

 

こちらの書類の出力について給料王では対応しておりませんので、承認申請書の入手方法や記入方法について、国税庁ホームページ(https://www.nta.go.jp)の「年末調整手続の電子化に向けた取組について」ページをご覧ください。

 

 

2.給与支払者情報の電子データを作成します。(必要な場合のみ)

「年調ソフト」にて、給与支払者情報(自社の情報)を登録して電子データを出力します。

出力したデータを社員に送付して、各自「年調ソフト」で取り込みすることで、給与支払者(会社)の情報が設定できます。

※給与支払者情報を「年調ソフト」上で社員に入力してもらう場合は、こちらの操作は不要です。

(ア)年調ソフトを起動し、「管理者・給与担当者の方はこちら」をクリックします。

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(イ)「給与支払者情報の登録・変更」をクリックして、[次へ]ボタンをクリックします。

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(ウ)「給与支払者の情報の入力」画面より会社の情報を入力します。

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(エ)入力が終わりましたら、下記画面が表示されますので「管理者・給与担当者の方はこちら」をクリックします。

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(オ)「給与支払者情報エクスポート」を選択し、[次へ]ボタンをクリックします。

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(カ)「給与支給者情報エクスポート」画面が表示されますので、[次へ]ボタンをクリックします。

(キ)「名前を付けて保存」画面が表示されます、保存先を任意に指定します。(例:デスクトップ)

(ク)「ファイル名」の名前を任意に変更することができます。(そのままでも問題ありません。下図ではそのままのファイル名になっております。)

(ケ)[保存]ボタンをクリックします。

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(コ)「給与支給者情報エクスポート成功」画面が表示されますので、[閉じる]ボタンをクリックします。

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(サ)出力されたファイルを社員に渡して下さい。

 

3.年末調整の電子化について、社員へ周知します。

 

社員に、以下の内容について周知します。

※保険会社等から控除証明書等データを取得するための手続など、社員が事前準備を

行う必要があることから、早めに周知されることをお勧めいたします。

 

①各種控除証明書の電子データ出力について

社員が契約している保険会社が、控除証明書の電子データを提供している場合、保険会社のホームページよりダウンロードするよう周知します。

(ダウンロード方法は、保険会社に確認してもらってください)

 

②「年調ソフト」の導入方法

「年調ソフト」を導入する方法を周知します。

(国税庁ホームページからのダウンロード、会社からの配布等)

 

また、2.で給与支払者情報の電子データを作成している場合は、データを配布します。

 

③「年調ソフト」の使用方法

年調データをスムーズに回収するため、各社員が「年調ソフト」にて自身のデータを入力し、電子データを作成する方法を周知することをお勧めいたします。

 

④「年調ソフト」にて電子データを作成する際に設定する

ID・パスワード・あなたの氏名

IDとあなたの氏名は社員情報の照合に使用しますので、給料王で設定されている社員コードと氏名と同じにするよう周知してください。

 

・IDとパスワードについて

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パスワードは任意のもので結構です。例えば、以下のような運用が考えられます。

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→社員ごとにパスワードが異なることでセキュリティは高まりますが、

 給料王に年調データを取り込む際、社員ごとにパスワードを入力する手間が発生します。

 

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→社員全員が同じパスワードを使用することでセキュリティは低くなりますが、

 給料王に年調データを取り込む際、パスワードの入力が1回で済みます。

 

・あなたの氏名について

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⑤マイナンバーの入力は不要

年調ソフトより電子データを出力する際に、年調ソフト画面でマイナンバーを入力する画面があります。

ただし、こちらにマイナンバーを入力しても、給料王には反映されません。

給料王から源泉徴収票などにマイナンバー情報を記載した状態で印刷されたい場合は、「設定」→「マイナンバー設定」よりあらかじめマイナンバーを登録してください。

社員には電子データを出力する際の「マイナンバーの入力は不要」を周知します。

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マイナンバーを入力しない場合は「マイナンバーを入力する」の「∨」をクリックして、「マイナンバーは提供済み」に切り替えてください。

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⑥出力した電子データの提出方法

メールで送付する、共有フォルダーに格納する等、提出方法を検討し、社員に周知します。

 

4.給料王21をインストールします。

 

給料王21が届いたら、インストールします。

インストール方法についてはこちらをご覧ください。

※給料王20以前の製品をご利用の場合は、現在ご利用中のデータを給料王21にコンバート(引継ぎ)できます。

詳しい操作手順については、給料王21のCD-ROM内の『コンバートマニュアル(pdf)』ファイルをご覧ください。

 

<事前準備 社員側>

 

1.「年調ソフト」を取得します。

勤務先が指定した方法にて、「年調ソフト」を導入します。

 

2.各種控除証明書の電子データを取得します。

契約している保険会社が控除証明書の電子データを提供している場合は、ホームページ等から取得します。

(具体的な取得方法は保険会社にご確認ください。)

 

3.会社より「給与支給者情報」のファイルを配布された場合、各種申告書を入力する前に年調ソフトに取り込みます。

(ア)「年調ソフト」を起動し、「給与支給者情報インポート」をクリックします。

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(イ)[利用する電子データを選択]ボタンをクリックします。

(ウ)会社より配布された「給与支給者情報エクスポートデータ」を選択します。

(エ)[開く]ボタンをクリックします。

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(オ)ウ で選択したファイル名が表示されたことを確認し、[次へ]ボタンをクリックします。

(カ)「給与支給者情報インポート成功」画面が表示されますので、[閉じる]ボタンをクリックします。

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(キ)社員側で年調ソフトにて保険料控除等を入力します。

 

4.「年調ソフト」にて、画面に従って控除申告書のデータを入力します。

(下図は入力画面の一例です。)

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※2.で各種控除証明書の電子データを取得している場合は、「年調ソフト」に取り込む

ことで入力の手間が軽減されます。

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5.「年調ソフト」にて、勤務先に提出する電子データを作成します。

電子データを出力する際、以下の画面が表示されましたら、「パスワードをかける」にチェックマークを付けて[次へ]をクリックしてお進みください。

(「年調ソフト」にてご自身の情報を登録するときに入力したパスワードが設定されます。)

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6.控除申告書の電子データを提出します。

5.で作成した控除申告書の電子データを勤務先に提出します。

(提出方法は勤務先にご確認ください。)

 

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