ソリマチ製品Q&A製品Q&Aは「いつでも」「すべてのページを」「どなたでも」ご覧になれます。

Q.帳票をPDFファイル形式で出力する方法

対象製品
給料王18以降

 

製品から帳票を印刷する際にPDFファイル形式で出力することができます。

これにより給与/賞与明細書や年間賃金台帳をメールで送付したり、「給与/賞与集計表」などで集計した結果を電子保存することが可能です。

 

A.操作手順

例:「給与明細書」をPDFファイル形式で出力する場合

 

1.ダイレクトメニューの「給与」→「給与データ入力(台帳形式/一覧形式)」を開きます。

 

2.画面上の[印刷]をクリックします。

 

3.印刷に必要な設定を行い、画面の右にある[電子帳票(PDF)]をクリックします。

 

4.「電子帳票(PDF)出力」画面が表示されます。

各種設定を行い、よろしければ画面下の[電子帳票(PDF)の出力]をクリックします。

※各種設定項目については以下をご参照ください。

<出力先>

(ア)フォルダー:パソコン内のどのフォルダーに保存するかを指定します。変更される場合は右側の[参照]をクリックして保存先のフォルダーを指定します(通常は初期値のままで構いません)。

 

(イ)ファイル名:作成されるファイルの名称を入力します。必要に応じて変更してください。

 

(ウ)社員ごとに出力する:電子帳票(PDF)を社員単位で分割して出力します。出力対象の選択や分割後のファイル名を指定したい場合は、[詳細]ボタンをクリックします。「給与/賞与明細一覧(A4よこ)」「源泉徴収票(A4よこ)」が対象となります。

 

(エ)電子帳票(PDF)を「ソリマチ安心データバンク」にも保存する:出力先に指定したフォルダーの他に、「ソリマチ安心データバンク」にも電子帳票(PDF)を保存します。「ソリマチ安心データバンク」を利用するには、利用者登録が必要です。

※「ソリマチ安心データバンク」について詳しくは、画面内の[ソリマチ安心データバンク]ボタンをクリックしてください。

 

<出力後の動作>

(オ)電子帳票(PDF)を開く:出力後にPDFファイルを開いて確認する場合は、こちらを選択します。

 

(カ)メールで送信する:出力後にPDFファイルをメールで送信する場合は、こちらを選択します。メールソフトが起動して、出力したPDFファイルが添付された状態で新規メール作成画面が表示されます。

※お使いのメールソフトによっては自動起動しない場合があります。

 

(キ)出力先フォルダーを開く:出力後に手順(ア)で指定したフォルダーを自動的に開かせる場合は、こちらを選択します。

 

(ク)何もしない:出力後に何も動作をさせない場合は、こちらを選択します。この場合、出力後に(ア)の保存先よりPDFファイルを開いて内容をご確認ください。

 

(ケ)しおり(目次)を付ける:出力する電子帳票(PDF)に対してしおりを付けます。しおりをクリックするだけでそのページにジャンプするため、便利です。しおりは、社員単位で作成されます。

しおりが作成される帳票は、以下です。

「社員情報設定一覧」「源泉徴収簿(A4よこ)」「源泉徴収票(A4よこ)」「年間賃金台帳(項目別)」「年間賃金台帳(簡易)」

 

<セキュリティ>

(コ)文書を開く時にパスワードが必要:PDFファイルを開く際にパスワード認証を行いたい場合は、こちらをクリックしてチェックを入れます。

 

(サ)パスワード/パスワードの確認:手順(コ)でチェックを入れた場合は、半角20文字以内でパスワードを入力します。

※パスワードにはA~Z(小文字も可能)、0~9,-#&などの記号が使えます。設定したパスワードは忘れないようにご注意ください。

 

5.以下の確認メッセージが表示されますので、[OK]をクリックします。

 

6.手順4.の設定にもとづいてPDFファイルが出力されます。

 

B.ご注意ください

 

・印刷/プレビューを行った結果と電子帳票(PDF)出力した結果とでは、文字サイズや出力位置などが若干異なる場合があります。例えば、専用用紙の帳票タイプで電子帳票(PDF)出力します。その出力したPDFを専用用紙に印刷する場合は、出力位置の調整が必要になることがあります。

・大量のページを出力すると、メモリ不足となり正しく出力されない可能性があります。その場合は条件を絞るなど、出力するページ数を減らしてから出力してください。

・専用用紙を電子帳票(PDF)で出力しても、専用用紙のイメージ(背景)は出力されません。

・設定するパスワードは、文書を開く時に要求するパスワードのみです。印刷させないなどの制限はつけられません。

・設定したパスワードを忘れてしまった場合は、新しいパスワードを設定してあらたに電子帳票(PDF)を出力しなおしてください。

 

C.電子帳票(PDF)がうまく表示できない(文字化けや開けないなど)場合

 

保存される電子帳票(PDF)のバージョンは1.3、1.4、1.5です(機能によって電子帳票(PDF)のバージョンは異なります)。

1.5が表示できるPDF閲覧ソフトがインストールされているかどうかを確認し、インストールされていない場合は対応するバージョンを入手してください。

Adobe Acrobatの場合は6.0以上、Adobe Readerの場合は4.0以上が上記の電子帳票(PDF)のバージョンに対応しています。

※Adobe Acrobat、Adobe Readerの対応OSについては、Adobe社のホームページをご覧ください。

この記事は役に立ちましたか?
0人中0人がこの記事が役に立ったと言っています