勤怠データを取り込む場合は、決められたレイアウトにそってデータを作成しＣＳＶ形式で保存をして頂ければ、そのデータを取り込むことができます。
＜事前準備＞
【データレイアウト（ＣＳＶ形式）の注意】
※ 詳しいレイアウトについては、「給与」→「勤怠データ取り込み」の［ヘルプ］ボタンをクリックし、レイアウトをご確認ください。
１．１レコード（１社員分の勤怠）は３０項目で形成されます。
レイアウトによって取り込みできる勤怠項目が異なるので、ご希望に合わせて勤怠データの作成を行います。
※予備項目には、お客様独自の項目を設定することはできません。）
※レイアウト３の場合の設定方法につきましては、こちらをご覧ください。
| 取り込みができる勤怠項目 | 予備項目 | |
| レイアウト１ | 項目No.１～１５ | 項目No.１６～３０ |
| レイアウト２ | 項目No.１～２０ | 項目No.２１～３０ |
| レイアウト３ | 項目No.１～２４ | 項目No.２５～３０ |
２．取り込むデータには項目名は必要ありません。
csvデータの列と対応する給料王の勤怠項目は以下のようになります。
◆レイアウト２の場合
| No | csvデータの列 | 給料王の項目名 | 勤怠項目の項目No. |
| １ | Ａ | 社員コード | － |
| ２ | Ｂ | 就業日数 | 001 |
| ３ | Ｃ | 出勤日数 | 002 |
| ４ | Ｄ | 欠勤日数 | 003 |
| ５ | Ｅ | 有休日数 | 004 |
| ６ | Ｆ | 特休日数 | 005 |
| ７ | Ｇ | 休出日数 | 006 |
| ８ | Ｈ | 代休日数 | 008 |
| ９ | Ｉ | 遅早回数 | 011 |
| １０ | Ｊ | 出勤時間 | 012 |
| １１ | Ｋ | 遅早時間 | 013 |
| １２ | Ｌ | 普通残業時間 | 014 |
| １３ | Ｍ | 深夜残業時間 | 015 |
| １４ | Ｎ | 休出残業時間 | 016 |
| １５ | Ｏ | 休出深夜時間 | 017 |
| １６ | Ｐ | 法内休出日数 | 007 |
| １７ | Ｑ | 法休残業時間 | 018 |
| １８ | Ｒ | 法休深夜時間 | 019 |
| １９ | Ｓ | 法内残業時間 | 020 |
| ２０ | Ｔ | 早出残業時間 | 任意 |
|
２１ ～ ２９ |
Ｕ～ＡＣ |
予備項目 データは入力しないで ください。 |
－ |
| ３０ | ＡＤ |
データの最後になります。 0を入力します。 |
－ |
※レイアウト１の場合は、上記レイアウトの「１ 社員コード」から「１５ 休出深夜時間」までになります。
※ただし、２０項目目の「早出残業時間」は、あらかじめ給料王でご用意のない項目です。
早出残業時間を取り込む場合は、項目を作成します。
早出残業時間の作成方法につきましては、こちらをご覧ください。
３．半角数字とピリオドのみを有効文字とします。（全角文字は取り込めません。）
４．テキストデータの場合は、データの各項目をカンマで区切ります。１レコード（１社員分の勤怠）には「カンマ」が２９個必要です。
＜操作手順＞
Microsoft Excelで勤怠情報を作成し、給料王に勤怠データ取り込みを行う際は以下の操作を行います。
なお、Microsoft Excelの操作でご不明な点がございましたら、Microsoft社様へお問い合わせください。
１．Microsoft Excelを起動します。（以下表示される図は、Microsoft 365です。）
２．「勤怠データ取り込み」のヘルプを参考にA～T列に勤怠データを入力します。
※勤怠データは間違えないようご入力ください。
※６０進法で入力となりますので、１時間３０分の場合、「1.3」、「1.30」、「01.30」のいずれかの入力方法で入力します。
３．勤怠データの入力が終わりましたら、画面を右側にスクロールし、「AD」列まで進めます。
４．勤怠データを入力した全ての「AD」列に数字の「0」を入力します。
５．２４時間以上の時間を入力すると、Excelの性質上「160:30:00」のように、秒単位まで表示されます。このままでは、給料王で取込は出来かねますので、以下の操作を行います。
例：出勤時間（「J」列）が１６５時間３０分の場合の表示は「165:30:00」と表示される）
（ア）修正された数字のセルを「右クリック」→「セルの書式設定」を選択します。
（イ）「表示形式」タブをクリックし、「ユーザー定義」を選択し、「[h]:mm:ss」を選択します。
（ウ）「種類」欄の「[h]:mm:ss」の「[h]:mm:ss」をDeleteキーまたは、Backspaceキーで消し、サンプルが「165:30」と表示されたことを確認し、［設定］ボタンをクリックします。
（エ）時間の表示が「165:30」と変更になりましたら、ファイルの保存を行ってください。
※ただし、再度ファイルを開いた際は、Excelの性質上「165:30:00」に戻りますので、給料王に取り込む際は、上記操作を行った上で、取込を行ってください。
６．メニューバーの「ファイル」をクリックして、「名前を付けて保存」をクリックします。
７．保存する場所を指定します。
例：ドキュメントフォルダ
８．「ファイル名」を分かりやすく入力してください。（例：kintai）
９．「ファイルの種類」を『CSV（カンマ区切り）』に切り替えてください。
１０．［保存］ボタンをクリックします。
※OSやExcelのバージョンにより「選択したファイルの種類は複数のシートを含むブックをサポートしていません。」というメッセージが表示されましたら［OK］→［はい］ボタンをクリックします。
１１．一旦Microsoft Excel画面に戻りますので、メニューバーの「ファイル」→「終了」を選択します。
※「******（ファイル名）.csvへの変更を保存しますか？」という確認メッセージが表示されましたら［はい］をクリックします。
「名前を付けて保存の確認」画面が表示されましたら、それぞれ［はい］をクリックします。
１２．Microsoft Excel画面が終了します。
１３．給料王を起動します。
１４．「給与」→「勤怠データ取り込み」の画面を開きます。
１５．取り込み形式を「CSVファイルから取り込む」に設定します。
１６．［参照］ボタンをクリックし、１０番で保存した保存先とファイル名を指定し、［開く］ボタンをクリックします。
１７.取り込み元を確認後、［取り込み］ボタンをクリックします。
１８．勤怠データに問題がない場合は、「勤怠データにエラーはありませんでした。取り込みを開始します。」というメッセージが表示されますので、［OK］をクリックします
１９．勤怠データの取込が完了すると、「メッセージID:15901 勤怠データの取り込みが完了しました。」と表示されますので、［OK］をクリックします。
後述の操作手順２０番以降の操作を行います。
※もし、エラーが発生した場合は、「メッセージID:-15901 csv勤怠データの中に不正な項目がありますので確認してください。」というメッセージが表示されますので、［OK］をクリックします。
エラーの内容がメモ帳で表示されますので、Excel側で再度内容の確認を行ってください。
※「エラーの行を無視して正しい行のみ処理することができます。処理を行いますか？」という確認メッセージが表示された場合は、それぞれ該当する方をクリックします。
（ア）エラーがある行以外を取り込みする場合は、［はい］をクリックします。
エラーがある行については、その分だけ後から取り込みをやり直すか、手入力にて対応します。
（イ）エラーを見直してから、全てのデータを取り込みする場合は、［いいえ］をクリックします。
２０．「給与」→「給与データ入力（台帳形式／一覧形式）」の画面を開き、［計算処理］ボタンをクリックします。
２１．「計算処理」画面が表示されます。以下の項目を選択して［設定］ボタンをクリックします。
（ア）社員情報より計算
（イ）表示されている社員を全て計算（１名だけ勤怠データを取り込みたい場合は
「選択中の１社員の み計算」を選択します。）
（ウ）取り込んだ勤怠情報を使用する
２２．正しく勤怠データが取り込まれているかご確認ください。