顧客カードなどで入力する文章や単語を摘要として登録します。
頻繁に使用する文章や単語をあらかじめ登録しておくと、入力時にドロップダウンリストから選択して入力できるので、入力時間を短縮できます。
摘要には、あらかじめ選択した業種に則したものが用意されていますが、変更や追加、削除ができます。
「顧客管理」-「顧客項目設計」か「履歴・予定項目設計」にて作成した項目の属性が『文字(選択)』の場合に、「摘要使用画面」の選択肢として表示されます。
A.摘要の新規登録
1.ダイレクトメニューの「導入」-「摘要登録」をクリックします。摘要を追加したい項目を「摘要使用画面(T)」欄と「項目名(V)」欄で選択したあと[新規(F3)]ボタンをクリックします。
2.「摘要登録」画面が表示されますので、必要事項を入力して[設定(F12)]ボタンをクリックします。
3.明細行に設定した摘要が追加されます。
※摘要内容など修正したい場合は、修正したい摘要をクリックし、画面上部の[修正(F2)]ボタンをクリックして変更してください。削除したい場合は[削除(F4)]ボタンをクリックしてください。
B.摘要の取込
既に登録済みの摘要を他の項目へ、取り込むことができます。「摘要使用画面」の異なる摘要でも取り込みは可能です。
(例)「顧客」-「連絡方法」に登録してある摘要を「顧客」-「発送方法」に取り込む
1.「摘要登録」画面で、複写先の「摘要使用画面(T)」欄と「項目名(V)」欄を選択します。
今回は、「発送方法」を「顧客管理」-「顧客項目設計」で新たに追加しました。
追加の方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
「発送方法」には『摘要内容』がまだ何も登録されていません。
2.画面右上部の[取込(F9)]ボタンをクリックします。
3.「他の摘要の取込」画面が表示されますので、複写元の「摘要使用画面(T)」欄と「項目名(V)」欄を選択し[実行(F12)]ボタンをクリックします。
ここでは「顧客」-「連絡方法」を選択します。
4.確認画面が表示されますので、よろしければ[はい(Y)]ボタンをクリックします。
5.取り込まれた件数が表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。
6.「顧客」-「発送方法」に「連絡方法」と同じ摘要内容が取り込まれました。
※複写元と、複写先に同じ「摘要コード」が存在する場合は、その摘要は取り込まれません。コードが重複していない摘要のみ取り込まれます。また、取り込みたい摘要のみを選択して取り込むことはできません。