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Q.社員情報を外部から取り込む方法

対象製品
給料王18以降

 

 

Excelファイルで管理している社員情報を「給料王」に取り込む事が可能です。元のデータで部門や金融機関を登録していた場合は、事前に「給料王」側でも同じ設定を行っていただくことで社員情報の取り込みをスムーズに行うことができます。

(社員情報を取り込んだ後、個別に登録することも可能です。)

※既に社員情報が入っているデータに追加で取り込みをする場合、給料王側と取り込むデータ側で同じ社員コードを使用しているとエラーが表示され、取り込みができません。

必ず使用していない社員コードにしていただきますようお願いいたします。

給料王で設定している社員コードを変更する場合は、こちらをご覧ください。

 

<操作手順>

A.支給グループの設定を行います。

元データで支給グループを設定している場合は、給料王でも「設定」→「グループ支給日設定」にて支給グループの登録を行います。

 

(ア)「設定」→「グループ支給日設定」を開きます。

(イ)元データで登録していた支給グループがない場合には、新しい支給グループを作成します。画面上の[新規]ボタンをクリックします。

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(ウ)「グループ支給日設定新規」画面が表示されますので、元のデータと同じ

支給グループを作成します。

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B.項目設定を行います。

元データで項目を作成している場合は、給料王でも「設定」→「項目設定」にて作成を行います。

(ア)「設定」→「項目設定」を開きます。

(イ)元のデータで登録していた項目がない場合には、新しく作成します。

「勤怠・支給・控除・単価」タブから該当するタブを選択し、画面上[追加]ボタンをクリックします。

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(ウ)「項目設定追加」画面が表示されますので、元のデータと同じ項目を登録します。

例:支給項目を作成する場合

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C.金融機関設定を行います。

元データで振込銀行・支店を設定している場合は、給料王でも「設定」→「金融機関設定」にて振込元/振込先金融機関名・支店名の登録を行います。

 

(ア)「設定」→「金融機関設定」を開きます。

(イ)元のデータで登録していた金融機関がない場合には、新しく作成します。画面上[新規]ボタンをクリックします。

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(ウ)「金融機関設定新規」画面が表示されますので、元のデータと同じ金融機関を登録します。

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(エ)「設定」→「会社情報設定」を開きます。

(オ)「取引口座」タブをクリックし、金融機関に振込元金融機関を設定します。

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D.市町村の設定を行います。

元データで市町村を設定している場合は、給料王でも「設定」→「市町村設定」にて市町村の登録を行います。

 

(ア)「設定」→「市町村設定」を開きます。

(イ)元のデータで登録していた市町村がない場合には、新しく市町村を設定します。

画面上[新規]ボタンをクリックします。

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(ウ)「市町村設定新規」画面が表示されますので、元のデータと同じ市町村を設定します。

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E.部門の設定を行います。

元データで部門を設定している場合は、給料王でも「設定」→「部門設定」にて部門の登録を行います。

 

(ア)「設定」→「部門設定」を開きます。

(イ)元のデータで登録していた部門がない場合には、新しく部門を作成します。画面上[新規]ボタンをクリックします。

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(ウ)「部門設定新規」画面が表示されますので、元のデータと同じ部門を作成します。

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F.役職の設定を行います。

元データで役職を設定している場合は、給料王でも「設定」→「役職設定」にて部門の登録を行います。

 

(ア)「設定」→「役職設定」を開きます。

(イ)元のデータで登録していた役職がない場合には、新しく役職を作成します。画面上[新規]ボタンをクリックします。

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(ウ)「役職設定新規」画面が表示されますので、元のデータと同じ役職を作成します。

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3.Excelファイルで管理している情報を給料王へ取り込みできる状態にする為に、データのレイアウトを確認します。

(ア)「設定」→「他社製品データ取り込み」を開き、画面下部、[ヘルプ]ボタンをクリックします。

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(イ)給料王ヘルプ画面が表示されますので、「社員情報のデータレイアウト」をクリックします。

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(ウ)「他社製品データ取り込み-社員情報-データレイアウト」が表示されます。

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(エ)Excelを開きます。(ウ)のデータレイアウトの内容に従って、社員情報を入力します。

例では社員コード:999999 社員名:佐藤 一郎 部門名:営業部で作成しました。

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4.Excelでデータを入力後、ファイルの種類をCSV形式で保存します。

例:ドキュメントに保存する場合

「ファイルの種類」はCSV(カンマ区切り)(*.csv)にし、「ファイル名」を『社員情報』と入力しました。

[保存]をクリックします。

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5.「設定」→「他社製品データ取り込み」をクリックします。

6.「取り込みデータ」では、「社員情報」を選択します。

7.「取り込み元」の右にある[参照]ボタンをクリックします。

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8.「取り込み元ファイルの指定」画面を開きます。

(ア)画面左側で、「ドキュメント」をクリックします。

(イ)画面右下の▼ボタンから、「All TEXT Files(*.txt,*.csv)」を選択します。

(ウ)4番で保存したデータを指定し、[開く]ボタンをクリックします。

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9.4番で保存したデータが「取り込み元」に表示されましたら、[取り込み]ボタンをクリックします。

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10.取り込み後に、以下のメッセージが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。

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メモ帳画面が起動しますが、そのまま終了します。

 

11.以下のメッセージが表示されますので[はい]ボタンをクリックします。

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12.以下のメッセージが表示されますので[OK]ボタンをクリックします。

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13.メモ帳が起動しますので、×で終了します。

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14.「設定」→「社員情報設定(個別入力)」を開きます。

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テキストファイルから取り込みした社員名が、表示されていることをご確認ください。

名前を選択した状態でダブルクリックしますと「社員情報設定修正」が表示されます。

※データ出力時に性別を指定していない場合は、[男性]として登録されます。

※[支給グループ]・[就業グループ]を指定していない場合は、初期値で標準グループとして登録されます。

※社員情報を取込み後、以前の給与/賞与データを取込む場合は、こちらをご覧ください。

 

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