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Q.電子配信で配信日を予約する方法

 

対象製品
給料王22以降

 

「給料王22 サービスパック2076032」以降では、電子配信の予約配信機能が追加されました。

サービスパックのインストール方法については、こちらをご覧ください。

 

 

<予約配信とは>

事前に予約した配信日時で、給与明細・賞与明細・源泉徴収票を電子配信できます。

 

<注意点>

A.「支給グループ」の社員ごとに予約配信が可能です。

(複数の社員を一括で予約配信することも可能です。)

 

B.予約日を指定後、予約配信の取消をする際は、同日時の予約配信に含まれる社員全員の予約が取り消しとなります。

 

C.予約配信の操作をしている時刻から1時間後以降で、1ヶ月後の22時までの予約配信が可能です。(給与明細・賞与明細・源泉徴収票共通)

 

例:1月31日に操作を行った場合は2月28日22時まで予約配信日を指定する事ができます。

(閏年を除く)

 

目次 (見出しをクリックすると該当箇所に移動します)  

Ⅰ.配信日を予約する方法

  ・支給日が異なる支給グループの予約配信についてはこちら  

Ⅱ.予約の確認方法  

Ⅲ.予約配信を取り消す方法  

Ⅳ.閲覧状況の確認  

Ⅴ.こんな時は

 

Ⅰ.配信日を予約する方法

 

例:給与明細書を予約配信する場合(予約配信する月の給与計算後に行ってください。)

 

1.「給与」→「電子配信」をクリックします。

 

2.「電子配信の処理選択」画面が表示されますので、「電子配信」をクリックします。

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3.「電子配信」画面が表示されます。『予約配信』する社員を選択し、「電子配信」 ボタンをクリックします。

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4.「電子配信の方法の選択」画面が表示されます。「予約配信」を選択し、[OK] ボタンをクリックします。

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5.「予約配信設定」画面が表示されます。

配信を予約する日と、時刻を選択します。

(ア)「電子配信」画面で選択した「配信タイプ」が表示されます。

(イ)給与・賞与の予約配信日の初期値は、「電子配信」画面の「詳細設定」の支給年月日になります。

なお、「源泉徴収票」の場合は、パソコンのシステム日付(当日)が表示されます。

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6. [設定] ボタンをクリックします。

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7.予約配信日・時刻に指定できない日時が入っている場合は、以下のメッセージが表示されます。

 

(ア)予約配信日は今日から1ヵ月を超えた日は指定できません。1ヵ月以内の日を指定してください。

例:本日(7月24日)の場合、8月25日の日付の指定はできません。

(8月24日までであれば可能です)

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(イ)予約配信日が今日の場合、現在から1時間以内の時刻は指定できません。

例:8/25(金)08:00に予約する場合、現在日8/25現在時刻が7:00の場合は、

1時間後の08:00の予約はできません。

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(ウ)予約配信日・時刻に過去を指定することはできません。

例:本日(8月26日)の場合、8月25日以前の日付は指定できません。

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8.配信タイプ」、「処理年月」、「予約配信日」、「予約配信時間」、「予約配信人数」をご確認いただき [はい] ボタンをクリックします。

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9.PDF出力から安心データバンクへの情報が保存されます。

配信人数によってお時間がかかりますがこのまましばらくお待ちください。

 

 

10.予約配信完了のメッセージが表示されますので、 [OK] ボタンをクリックします。

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11.「ステータス」が「配信予約済み」となります。

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12.電子配信画面下の[閉じる]ボタンをクリックすると、メッセージが表示されますので、

[はい]ボタンをクリックします。

 

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こちらで予約配信の設定は完了になります。

※予約配信を指定した日時から、配信メールの送信が開始されます。
予約配信の状況によっては、配信メールの開始から、終了までお時間がかかる場合がありますので
しばらくお待ちください。
予約日時にメールが届くということではありませんので、ご了承ください。

 

Ⅱ.予約の確認方法

 

「予約配信」の設定完了後、予約した概要を確認する事が可能となります。

 

1.「電子配信」→「予約一覧」ボタンをクリックします。

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2.「予約の一覧」画面が表示されます。

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■配信結果:選択した配信結果のみ表示します。

・未配信:配信前になります。

・配信済:既に配信日時に配信済みとなります。

 

■配信日時:配信予定日時、または配信日時

 

■登録日時:配信予約の操作をした日時

(表示順は、配信日時順かつ登録日時順で新しい日付が上に表示されます)

 

3.配信結果より該当の予約配信を選択し、画面左下の[詳細]ボタンをクリックします。

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※予約した人数に比例して表示まで時間がかかります。

そのまましばらくお待ちください。

 

<予約配信情報確認メッセージ>

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4.[詳細]ボタンをクリックすると、該当社員名が表示されます。

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Ⅲ.予約配信を取り消す方法 

 

予約日当日の1時間前までであれば、予約した情報の取消が可能です。

 

1.「電子配信」をクリックし、画面下の[予約一覧]ボタンをクリックします。

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2.取消したい予約をクリックし、画面右下の[予約取消]ボタンをクリックします。

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3.予約配信[配信タイプ、予約日 時刻]を取り消します。と表示されますので、

ご確認いただき、[はい]ボタンをクリックします。

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4.「予約配信情報取消中」から「予約取消が完了しました。」と表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。

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※予約した人数に比例して「予約配信情報取消中」の表示まで時間がかかります。

そのまましばらくお待ちください。

 

5.「予約一覧」から予約されていた内容が消えますので、[閉じる]ボタンをクリックします。

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6.「電子配信」画面の「ステータス」が変わりますので、ご確認ください。

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※8月25日の7:00より前(予約した時間よりも1時間以上前)であれば予約の取消は可能です。

 

例:14:00に予約配信したものを、13:00以降取消はできません。次のメッセージが表示されます。

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※上記メッセージが出た場合は、予約取り消しはできませんので、予約した時間にメールが配信されます。

例えば、明細に誤りがあり、再度配信したい場合は、予約配信後、「電子配信」→「今すぐ配信」より修正した明細の配信を行います。

配信通知メールは、2通送られます(1通目:予約配信されたもの、2通目:今すぐ配信されたもの)

ファイルは上書きとなるため、最新のファイルが確認できます

 

Ⅳ.閲覧状況の確認

 

「電子配信」画面下の[閲覧状況]ボタンをクリックすると社員のメール閲覧状況がご確認いただけます。

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①予約日時:8月25日 8:00を、7月7日に配信予約の設定をした場合

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②8月25日 8:00以降の表示(閲覧なしの場合)

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③8月25日 8:00以降の表示(閲覧ありの場合)

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Ⅴ.こんな時は

 

Q.予約した内容を確認したい場合は、どうしたらいいですか?

 

 

A.「電子配信」→「予約一覧」より確認されたい欄をクリックして、画面下の[詳細]ボタンで確認できます。

予約した社員の一覧も確認可能です。

※ただし、同じ明細を「予約配信」に設定後、「今すぐ配信」処理をした場合は、予約情報が上書きされ、「予約一覧」から表示がなくなりますので、ご注意ください。

 

 

Q.予約後、明細を修正した場合は、修正した社員だけ取消できますか?

 

 

A.できません。配信予約をした枠での取消になります。予約取り消し後、再度予約配信をお願いします。

※ただし、同じ明細を「予約配信」に設定後、「今すぐ配信」処理をした場合は、予約情報が上書きされ、「予約一覧」から表示がなくなりますので、ご注意ください。

 

Q.予約配信設定後に、パソコン変更した場合は、予約配信はどうなりますか?

 

 

A.「予約配信」を設定したタイミングで、サーバー上に保存される為、その後給料王アンインストールや、パソコン変更されても情報は残ります。

予約した日時になったら、配信されますのでご安心ください。

 

 

 

Q.予約後、修正等があり取消をしたいが、予約時刻の1時間前の為、取消できないとメッセージが出てきた。どうしたらいいですか?

 

 

A.恐れ入りますが、予約配信後、再度「今すぐ配信」処理より該当の社員のみ配信処理をお願いいたします。

(なお、予約配信としてメール通知後、今すぐ配信としてメール通知されますので、2通社員様に届くようになります)

 

 

Q.予約配信をしたが、配信メールが届かない。

 

 

A.予約配信の予約日時が集中する場合は、配信メールが届くまでに時間がかかります。

予約配信を指定した日時から、配信メールの送信が開始されます。

予約配信の状況によっては、配信メールの開始から終了までお時間がかかる場合がありますので

しばらくお待ちください。

予約日時にメールが届くということではありませんのでご了承ください。

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