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Q.月60時間を超える残業時間の勤怠データファイルの作成について

対象製品
給料王18以降

 

60時間を超えた各残業時間の合計時間の取り込みが可能となりますが、内訳の残業時間数は自動的に振り分けられません。

勤怠データファイルを作成後、「勤怠データ取り込み」より勤怠情報を取り込んだ後に「給与データ入力(台帳形式/一覧形式)」の「残業/代替休暇入力」画面にてそれぞれの残業時間への振り分けを行います。

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改正労働基準法に適用して60時間を超えて残業時間が発生した場合の勤怠データファイルの作成と取り込み方法については、以下の操作を行ってください。

 

例として以下の反町太郎さんの残業時間を取り込む場合でご案内いたします。

 

〇反町太郎さん

1か月の時間外労働の限度時間:45時間

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■普通残業時間

 45時間迄   :25時間

 45~60時間迄 :10時間

 60時間超   :5時間

 

■深夜残業時間

 45時間迄   :20時間

 45~60時間迄 :5時間

 60時間超   :3時間

 

<事前準備>

勤怠データファイルを作成します。

 

1.「設定」→「給与規定」で設定されている限度時間を確認します。

例:限度時間…45時間

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2.「給与」→「勤怠データ取り込み」で取り込めるデータを作成します。

Microsoft Excelで勤怠情報を作成し、給料王に勤怠データの取り込みを行う際は以下の操作をお試しください。

なお、Microsoft Excelの操作でご不明な点がございましたら、Microsoft社様へお問い合わせください。

 

また、60時間超の時間を取り込むには「レイアウト3」の形式でデータを作成します。

 

※ 詳しいレイアウトについては、「給与」→「勤怠データ取り込み」の[ヘルプ]ボタンをクリックし、レイアウト3をご確認ください。

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3.Microsoft Excelを起動します。

4.「勤怠データ取り込み」のヘルプを参考にA~X列に勤怠データを入力します。

※60進法で入力となりますので、1時間30分の場合、「1.3」「1.30」「01.30」のいずれかの入力方法で入力します。

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5.『45時間迄』の時間は各項目の箇所に入力します。

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〇反町太郎さんの残業時間

 

普通残業時間 『45時間迄』 :25時間 -(ア)

深夜残業時間 『45時間迄』 :20時間 -(イ)

 

(ア)No.12「平日普通残業時間」の「25時間」を「L」に入力します。

(イ)No.13「平日深夜残業時間」の「20時間」を「M」に入力します。

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No.21「[限度]時間-60時間」に各残業時間の『45~60時間迄』の合算した合計時間を入力します。

No.22「60時間超」に各残業時間の『60時間超』の合算した合計時間を入力します。

※また、「[限度時間-60時間]「60時間超」で入力した残業時間数に関しては、勤怠データ取り込み後、「普通残業」「深夜残業」「休出残業」「休出深夜」「法内残業」に

手入力で該当の項目ごとに残業時間数の入力を行います。

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〇反町太郎さんの残業時間

 

普通残業時間 『45~60時間迄』 :10時間

深夜残業時間 『45~60時間迄』 :5時間

             合計 :15時間 -(ウ)

 

普通残業時間 『60時間超』   :5時間

深夜残業時間 『60時間超』   :3時間

             合計  :8時間 -(エ)

 

(ウ)No.21「[限度]時間‐60時間」の「15時間」を「U」に入力します。

(エ)No.22「60時間超」の「8時間」を「V」に入力します。

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6.勤怠データの入力が終わりましたら、画面を右側にスクロールし、「AD」列まで進めます。

7.勤怠データを入力した全ての「AD」列に数字の「0」を入力します。

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8.24時間以上の時間を入力する際は、Excelの性質上「160:30:00」のように、秒単位まで表示されます。このままでは、給料王で取込は出来かねますので、以下の操作を行います。

例:出勤時間(「J」列)が165時間30分の場合の表示は「165:30:00」と表示される)

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(ア)修正された数字のセルを「右クリック」→「セルの書式設定」を選択します。

(イ)「表示形式」タブをクリックし、「ユーザー定義」を選択し、「[h]:mm:ss」を選択します。

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(ウ)「種類」欄の「[h]:mm:ss」の「:ss」をdeleteまたは、backspaceで消し、サンプルが「165:30」と表示されたことを確認し、[設定]ボタンをクリックします。

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(エ)時間の表示が「165:30」と変更になりましたら、ファイルの保存を行います。

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※但し、再度ファイルを開いた際は、Excelの性質上「165:30:00」に戻りますので、給料王に取り込む際は、上記操作を行った上で、取込を行ってください。

 

9.Microsoft Excelで作成した勤怠データを保存します。

画面左上の「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックします。

(お使いのExcelのバージョンによって、画面表示が異なる場合がございます。)

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10.表示された画面から「参照」ボタンをクリックします。

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11.保存する場所を指定します。

例:ドキュメントフォルダ

12.「ファイル名」を分かりやすく入力してください。(例:Kintai)

13.「ファイルの種類」を『CSV(コンマ区切り)』に切り替えてください。

14.[保存]ボタンをクリックします。

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15.Microsoft Excel画面を終了します。

 

<操作手順>

Microsoft Excelで作成したCSVファイルを給料王に取り込みます。

 

1.「給与」→「勤怠データ取り込み」を開きます。

2.取り込み形式を「CSVファイルから取り込む」に設定します。

3.[参照]ボタンをクリックし、<事前準備>で保存した保存先とファイル名を指定し、[開く]ボタンをクリックします。

4.取り込み元を確認後、[取り込み]ボタンをクリックしてください。

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5.以下のメッセージが表示されましたら[OK]ボタンをクリックします。

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6.次に以下のメッセージが表示されますので[OK]ボタンをクリックします。

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※取り込みの際に下記メッセージが表示された場合は[OK]ボタンをクリックするとメモ帳が表示されますので、Excel側で再度内容の確認を行ってください。

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7.「給与」→「給与データ入力(台帳形式/一覧形式)」の画面を開き、[計算処理]ボタンをクリックします。

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8.以下の項目にチェックを付けて[設定]ボタンをクリックしてください。

(ア)社員情報より計算

(イ)表示されている社員を全て計算(1名だけ勤怠データを取り込みたい場合は「選択中の1社員のみ計算」を選択します。)

(ウ)取り込んだ勤怠情報を使用する

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9.以下のメッセージが表示されますので[OK]ボタンをクリックします。

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10.画面中央上[残業/代替]ボタンをクリックし「残業/代替休暇入力」画面を開きます。

 

11.画面上部の「勤怠データ情報」に<事前準備>の手順3で入力した合計時間が表示されます。

各項目の箇所に入力した時間は『45時間迄』の欄に自動で取り込まれます。

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12.勤怠データ情報の【限度時間~60時間迄】の時間を項目ごとの『45~60時間迄』に【60時間超】の時間を項目ごとの『60時間超』に手入力をお願いいたします。

まず、普通残業時間を時間ごとに振り分けます。

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画面下の▸マークをクリックし、右に動かし同じく深夜残業時間を時間ごとに振り分けます。

振り分けが終わりましたら[設定]ボタンで終了します。

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※[残業/代替休暇入力]画面では、対象社員全員の時間外労働時間数が入力できます。

※【残業代を手入力する】にチェックマークを入れると、金額も直接手入力できるようになります。

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13.「給与データ入力(台帳形式/一覧形式)」画面に戻ります。

「残業/代替休暇入力」で入力した時間外の合計時間と合計金額が反映されているかご確認ください。

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