退職社員の退職年月からマイナンバー保存期間を超過すると、給料王の起動時に「登録されている個人番号のうち、保存期間を超過した個人番号が存在します。マイナンバー設定にて、対象となる社員及び扶養親族の個人番号の削除を行ってください。 ID:-12016」のメッセージが表示されます。
「マイナンバー設定」では対象となる社員が赤色で表示されていますので、個人番号を削除します。
自動的には削除されませんので、ご確認の上削除処理を行ってください。
＜事前確認＞
「マイナンバー保存期間」は、以下の画面より確認可能です。
「設定」→「会社情報設定」を開いて、「その他」タブをクリックします。
画面中ほどに、「マイナンバー保存期間」が表示されます。
こちらは、初期値では７年になっておりますが、１年～７年の範囲で変更も可能です。
変更した場合は、必ず画面下部の［設定］ボタンをクリックします。
＜操作手順＞
１．給料王起動時に以下のメッセージが表示された場合は、［詳細］ボタンをクリックします。
２．対象になる社員名とその社員が登録されている会社データ名が表示されます。
対象社員を確認してメモに控えていただく等行い、画面右上の［OK］ボタンをクリックして給料王を起動します。
※複数の会社データを管理している場合でも、対象社員がデータごとに表示されます。
３．「設定」→「マイナンバー設定」を開きます。
「パスワード入力」画面が表示されましたら、「マイナンバー設定」で設定されたパスワードを入力して、［OK］ボタンをクリックします。
４．前述の２番でメモに控えた対象社員の氏名が赤色で表示されます。
氏名をクリックして、画面左上の［番号削除］ボタンをクリックします。
※「マイナンバー設定」画面に該当社員が表示されていない場合、
「データ選択」の他のデータに表示されている場合があります。
「データ選択」で他の該当会社名のデータを選択し、ご確認ください。
５．個人番号削除についての確認メッセージが表示されます。
こちらのメッセージは、［はい］ボタンをクリックします。
６．個人番号が削除され、空欄で表示されます。
合わせて、「番号確認書類」や「身元確認書類」も削除されます。
※もし、対象退職社員の扶養親族にもマイナンバーを入力していた場合は、扶養親族についても個人番号の削除を行います。
７．対象社員の個人番号削除が終わりましたら、「マイナンバー設定」を終了します。
次回起動時に、該当メッセージが表示されないことをご確認ください。
※もし、２番でメモに控えた対象社員もしくは扶養親族の「個人番号」欄が空欄の場合で、給料王起動時にマイナンバー削除の確認画面が表示された場合は、お手数ですが再度マイナンバーを入力してから、番号削除ができるかお試しください。
また、こちらの対象社員のマイナンバーがご不明な場合は、一時的に本人以外のマイナンバーを入力してお試しください。