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Q.次年度へデータを更新する方法

 

 

1年間の会計期間が終了し、次年度のデータ入力を始めるには、「データ次年度更新」を行い、次年度会計期間用のデータを作成する必要があります。

「データ次年度更新」を行うと、今までの勘定科目体系や部門、期首残高(繰越金額)を引き継いで、今まで処理していたデータとは別に新年度のデータが作成されます。

「データ次年度更新」を行った後でも、「データ選択」画面より前年度のデータに切り替えることができます。

 

※この操作を行う前に、念のため、「データ管理」→「保存・復元」→「データ保存(バックアップ)」より今年度データのバックアップをお取りください。

 

<操作手順>

 

例:2XX1年度→2XX2年度へ次年度更新する場合

※あらかじめ、「データ管理」→「データ選択」→「データ選択」で、2XX1年度データにチェックが入っていることを確認してください。

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1.「繰越処理」→「データ次年度更新」を開きます。

下のメッセージが表示されますので、農業簿記のCD-ROMをセットし、[OK]をクリックします。

(すでにCD-ROMがセットされていて、パソコン上で認識されている場合は表示されません)

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2.〔今年度データ〕欄には現在選択中のデータフォルダー名が表示されます。

次年度更新をしたいデータのフォルダーが表示されていない場合は、「データ次年度更新」画面を一旦終了し、「データ管理」→「データ選択」→「データ選択」よりデータを選択し直してください。

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3.〔次年度データ〕欄は自動的に表示されます。通常は初期値のままで問題はありません。

独自の名称に変更したい場合は、以下の手順で作成します。

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例:次年度データフォルダーの末尾「\2XX2DATA\」を「\2XX2NOUGYOU\」に変更したい場合

 

(ア)〔次年度データ〕の[参照]ボタンをクリックします。

 

(イ)〔フォルダーの場所〕の[▼]をクリックし、「(C:)ドライブ」→「ユーザー」→「パブリック」→「パブリックのドキュメント」→「sorimachi」→「BK10」を選択します。

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(ウ)画面右上の[新しいフォルダーの作成]ボタンをクリックしますと「新しいフォルダー」が作成されます。

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(エ)作成された「新しいフォルダー」の名称を削除し、新しい名称を入力します。

※すでにあるフォルダー名とは異なる名称にしてください。

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(オ)画面右下の[開く]→[フォルダーを開く]ボタンをクリックします。

 

4.〔データ名称〕欄は「データ管理」→「データ選択」→「データ選択」を開いた際の〔データ名称〕となります。わかりやすい名称を自由に入力してください。

(空欄で設定することもできますし、次年度更新後に「データ管理」→「データ選択」→「データ選択」から変更も可能です)

 

5.〔今年度データ〕(下図:ア)に現在選択中のデータフォルダーが、〔次年度データ〕(下図:イ)には初期値で表示されているデータフォルダー(または3で作成したデータフォルダー)が、〔データ名称〕(下図:ウ)には4で入力したデータ名称が表示されていることを確認し、画面右上の[実行]ボタン(下図:エ)をクリックします。

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6.下の画面が表示された場合は[OK]ボタンをクリックします。

(すでにCD-ROMがセットされていて、パソコン上で認識されている場合は表示されません)

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※下のメッセージが表示された場合は、次年度データフォルダー内に、すでにデータが存在しています。

[はい]ボタンをクリックすると、すでにあるデータに上書きで更新します。

上書きしたくない場合は[いいえ]をクリックし、3.(ア)に戻って次年度データフォルダーを選択または作成し直してください。

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7.データ次年度更新後、「データ管理」→「データ選択」→「データ選択」を開くと、前年度データと新年度データが表示されます。

次年度更新後は新年度のデータが選択された状態(伝票入力ができる状態)になっています。

前年度データを処理したい場合は、前年度データを黒枠で囲み、画面右上の[選択]ボタンをクリックします。

確認画面で[OK]ボタンをクリックすると、前年度のデータに切り替わります。

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